Настольная СУБД Access 2002




Глава 6. Создание и печать отчетов


    Глава 6. Создание и печать отчетов
    Глава 6. Создание и печать отчетов Автоматическое создание отчета на основе таблицы или запроса Создание отчета с помощью Мастера отчетов Преобразование отчетов Преобразование отчета в формат доку...
    Создание и печать отчетов
    Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В Access 2002 для этих целей предназначены ф...
    Режим Просмотра образца
    Режим Просмотра образца применяется при разработке отчета для быстрого просмотра полученной структуры отчета. В этом режиме в отчете отображается лишь часть данных, что значительно ускоряет процес...
    Режим Конструктора
    Разработку структуры отчета, изменение его внешнего вида, добавление и удаление элементов можно производить только в режиме Конструктора отчетов. Панель элементов (Toolbox), отображаемая в этом ре...
    Структура отчета
    Структура отчета Отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами. Рассмотрим их назначение. Разделы (sections) отчета включают заголовок отчета, примечание отчета, область данных отчета,...
    Изменение размеров отчета и его разделов
    Изменение размеров отчета и его разделов Чтобы изменить горизонтальный размер, т. е. ширину отчета, с помощью мыши перетащите правую границу отчета влево или вправо. При этом горизонтальная линейк...
    Инструментальные средства режима Конструктора
    Инструментальные средства режима Конструктора Окно Конструктора отчетов состоит из следующих основных элементов: Панель инструментов Конструктор отчетов (Report Design). Кнопки этой панели дублиру...
    Панель инструментов Конструктор отчетов
    Панель инструментов Конструктор отчетов На рис. 6.18 изображена панель инструментов Конструктор отчетов (Report Design), а в табл. 6.2 приведены описания кнопок панели инструментов Конструктор отч...
    Рис. 6.18. Панель инструментов Конструктор отчетов
    Рис. 6.18. Панель инструментов Конструктор отчетов...
    Таблица 6.2. Панель инструментов Конструктор отчетов
    Таблица 6.2. Панель инструментов Конструктор отчетов Кнопка Описание Форматирование отчета
    Форматирование отчета Как уже упоминалось выше, одним из элементов окна Конструктора отчетов является панель Формат (форма/отчет) (Formatting (Form/Report)), содержащая кнопки и раскрывающиеся спи...
    Панель элементов
    Панель элементов Панель инструментов, появляющаяся при открытии отчета в режиме Конструктора, содержащая кнопки с символическими изображениями элементов управления, называется Панель элементов (To...
    Выделение отчета и его элементов
    Выделение отчета и его элементов Прежде чем перейти к изменению свойств отчета или его элементов, необходимо научиться их выделять. Выделение объектов производится с помощью мыши. Выделить весь от...
    Изменение свойств отчета и его элементов
    Изменение свойств отчета и его элементов Элементами отчета являются разделы отчета и добавленные в них элементы управления. И сам отчет, и его отдельные элементы обладают целым рядом свойств, кото...
    Рис. 6.19. Окно свойств отчета
    Рис. 6.19. Окно свойств отчета Окно свойств элемента управления содержит такие же вкладки, как и окно свойств отчета, однако некоторые вкладки, например События (Event) и Данные (Data), могут оказ...
    Рис. 6.20. Окно свойств текстового поля
    Рис. 6.20. Окно свойств текстового поля...
    Рис. 6.21. Окно свойств заголовка отчета
    Рис. 6.21. Окно свойств заголовка отчета Вкладка Данные (Data) позволяет указать источник данных для отчета или выделенного элемента управления, а также настроить их использование. С помощью вклад...
    Автоматическое создание отчета на основе таблицы или запроса
    Access предлагает несколько способов создания отчетов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запро...
    Рис. 6.1. Диалоговое окно Новый отчет
    Рис. 6.1. Диалоговое окно Новый отчет В списке диалогового окна Новый отчет (New Report) выделите один из элементов: Автоотчет: в столбец (AutoReport: Columnar) или Автоотчет: ленточный (AutoRepor...
    Рис. 6.2. Диалоговое окно Сохранение
    Рис. 6.2. Диалоговое окно Сохранение...
    Создание и удаление элементов управления отчета
    Создание и удаление элементов управления отчета Access 2002 предоставляет два простых метода создания элементов управления: с помощью панели инструментов Панель элементов (Toolbox) и с помощью кно...
    Создание элементов управления с помощью панели элементов
    Создание элементов управления с помощью панели элементов Создание элементов управления с помощью панели элементов может происходить с использованием или без использования мастера. В этом разделе м...
    Рис. 6.22. Второе диалоговое окно Мастера списков
    Рис. 6.22. Второе диалоговое окно Мастера списков Во втором диалоговом окне Мастера списков можно указать количество столбцов создаваемого списка, а также определить их ширину. Введите число столб...
    Рис. 6.23. Третье диалоговое окно Мастера списков
    Рис. 6.23. Третье диалоговое окно Мастера списков...
    Рис. 6.24. Четвертое диалоговое окно Мастера списков
    Рис. 6.24. Четвертое диалоговое окно Мастера списков В этом диалоговом окне нужно определить, что предполагается делать со значением, выбранным в списке пользователем: запомнить его для дальнейшег...
    Создание элементов управления с помощью кнопки Список полей
    Создание элементов управления с помощью кнопки Список полей Не менее простым и удобным способом создания элементов управления является использование списка полей. Чтобы открыть список полей источн...
    Рис. 6.25. Окно Список полей а режиме Конструктора отчета
    Рис. 6.25. Окно Список полей а режиме Конструктора отчета Чтобы создать элемент управления, связанный с каким-либо полем источника данных для создаваемого отчета (таблицы или запроса): На панели и...
    Удаление элементов отчета
    Удаление элементов отчета Чтобы удалить из отчета какой-либо элемент управления: Выделите элемент управления, щелкнув по нему левой кнопкой мыши. Нажмите клавишу Delete или выберите команду Правка...
    Изменение размеров и перемещение элементов управления
    Изменение размеров и перемещение элементов управления Access 2002 предоставляет достаточно удобный и наглядный способ настройки внешнего вида созданных элементов управления с помощью мыши. Вы може...
    Перемещение и изменение размера...
    Перемещение и изменение размера отдельного элемента управления Как уже описывалось выше, выделить отдельный элемент управления можно с помощью мыши или с помощью раскрывающегося списка Объект (Obj...
    Рис. 6.26. Выделенный элемент...
    Рис. 6.26. Выделенный элемент управления Марка в отчете Товары на складе Перемещать и изменять размеры элементов управления можно следующими способами. Чтобы переместить элемент управления вместе...
    Выравнивание элемента управления по сетке
    Выравнивание элемента управления по сетке В окне Конструктора отчетов может быть отображена сетка, состоящая in линий толщиной в один пиксел, которые проводятся через каждое деление горизонтальной...
    Выделение, перемещение и изменение...
    Выделение, перемещение и изменение свойств нескольких элементов управления Чтобы одновременно выделить несколько элементов управления, щелкните левой кнопкой мыши по одному элементу управления, чт...
    Выравнивание нескольких элементов управления
    Выравнивание нескольких элементов управления Высоту всех текстовых полей можно одновременно отрегулировать таким образом, чтобы их параметры соответствовали используемому шрифту. Чтобы выделить вс...
    Изменение межстрочного интервала
    Изменение межстрочного интервала Чтобы сделать отчет более компактным и уместить его на меньшем количестве листов, можно сократить межстрочные интервалы в разделах отчета. Для этого: Перейдите в р...
    Создание отчета с помощью Мастера отчетов
    Еще одним простым и быстрым способом создания отчетов является использование Мастера отчетов. С его помощью можно создавать отчеты (от самых простых до включающих подчиненные отчеты), содержащие п...
    Рис. 6.3. Первое диалоговое окно Мастера отчетов
    Рис. 6.3. Первое диалоговое окно Мастера отчетов Прежде всего нужно определить, какие поля включить в отчет. Из таблицы Товары в отчете будут использоваться следующие поля: КодТовара (ProductID),...
    Рис. 6.4. Второе диалоговое окно Мастера отчетов
    Рис. 6.4. Второе диалоговое окно Мастера отчетов Во втором диалоговом окне необходимо указать, каким образом будут структурированы данные в отчете. Мастер проверяет связи между таблицами и в завис...
    Рис. 6.5. Предупреждение Мастера отчетов
    Рис. 6.5. Предупреждение Мастера отчетов В третьем диалоговом окне Мастера отчетов необходимо определить дополнительные уровни группировки в отчете. Выделите в списке поле Категория (Category) и н...
    Рис. 6.6. Третье диалоговое окно Мастера отчетов
    Рис. 6.6. Третье диалоговое окно Мастера отчетов...
    Рис. 6.7. Диалоговое окно Интервалы группировки
    Рис. 6.7. Диалоговое окно Интервалы группировки Для создаваемого отчета выберите из списка Интервалы группировки (Grouping Intervals) вариант Обычный (Normal) и нажмите кнопку ОК. Для перехода к ч...
    Рис. 6.8. Четвертое диалоговое окно Мастера отчетов
    Рис. 6.8. Четвертое диалоговое окно Мастера отчетов Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к пятому диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на рис. 6.10. Мастер отчетов предложит на вы...
    Рис. 6.9. Диалоговое окно Итоги
    Рис. 6.9. Диалоговое окно Итоги...
    Рис. 6.10. Пятое диалоговое окно Мастера отчетов
    Рис. 6.10. Пятое диалоговое окно Мастера отчетов В шестом диалоговом окне Мастера отчетов выберите один из предложенных стилей оформления отчета. В левой части диалогового окна Мастера отображаетс...
    Рис. 6.11. Шестое диалоговое окно Мастера отчетов
    Рис. 6.11. Шестое диалоговое окно Мастера отчетов В последнем диалоговом окне Мастера отчетов (рис. 6.12) в качестве заголовка отчета введите: Товары на складе. Мастер отчетов сохранит созданный о...
    Рис. 6.12. Последнее диалоговое окно Мастера отчетов
    Рис. 6.12. Последнее диалоговое окно Мастера отчетов Рис. 6.13. Отчет Итоговый запрос предприятия, созданный Мастером отчетов...
    Настройка расстояний между несколькими элементами
    Настройка расстояний между несколькими элементами Возможно, в вашем отчете будут содержаться целые блоки текстовых полей, расположенных в строки и столбцы. Существует возможность быстро и точно из...
    Копирование элементов управления через буфер обмена
    Копирование элементов управления через буфер обмена Выделенный элемент управления или группу элементов управления можно удалить или скопировать в буфер обмена, а затем вставить в отчет. В Access 2...
    Копирование формата элемента управления
    Копирование формата элемента управления В Access 2002 существует возможность скопировать параметры форматирования из одного элемента управления отчета в другой, при этом копируются только те элеме...
    Оформление страниц отчета
    Оформление страниц отчета При создании отчета важно не только определить данные, которые должны быть представлены в отчете, но и нужным образом оформить отчет как документ: правильно разбить его н...
    Добавление разрывов и нумерации страниц
    Добавление разрывов и нумерации страниц Если не все нужные данные помещаются на одной странице, Access позволяет вставить принудительный разрыв страницы, чтобы не разрывать группы данных и не нару...
    Использование в отчете линий и прямоугольников
    Использование в отчете линий и прямоугольников Чтобы сделать отчет более эффектным и наглядным, Access 2002 позволяет использовать в нем линии и прямоугольники. С помощью этих элементов можно выде...
    Создание в отчете вычисляемых полей
    Создание в отчете вычисляемых полей Вычисляемые поля предназначены для отображения в отчетах значений выражений на основе исходных данных. Вычисляемые поля в отчетах можно использовать для получен...
    Рис. 6.27. Первая страница отчета с вычисляемыми полями
    Рис. 6.27. Первая страница отчета с вычисляемыми полями Повторите шаги 3 и 4 для того, чтобы создать текстовое поле в разделе примечаний группы Категория (Category), но в качестве выражения для вы...
    Сортировка и группировка данных
    Сортировка и группировка данных Отчеты становятся более понятными и структурированными, если данные в них организованы в группы и подгруппы. В разд. Создание отчета с помощью Мастера отчетов данно...
    Рис. 6.28. Диалоговое окно Сортировка и группировка
    Рис. 6.28. Диалоговое окно Сортировка и группировка В этом диалоговом окне можно определить поля или выражения, по которым Access будет группировать данные. Кроме того, сгруппированные данные можн...
    Применение шаблона отчетов
    Применение шаблона отчетов
    Как правило, отчеты, подготавливаемые в одной базе данных, должны быть выполнены в одном стиле. Потратив достаточно много времени на создание и форматирование одного отчета, не хотелось бы терять...
    Просмотр и печать отчетов
    Созданный отчет можно отобразить на экране и напечатать. Access 2002 позволяет просмотреть отчет перед печатью и установить подходящие поля страницы. При просмотре отчета в режиме одной полной стр...
    Рис. 6.29. Диалоговое окно Параметры страницы
    Рис. 6.29. Диалоговое окно Параметры страницы Замечание Учтите, что установленные в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) значения размеров полей страницы будут использоваться только в д...
    Рис. 6.30. Диалоговое окно Печать
    Рис. 6.30. Диалоговое окно Печать С помощью диалогового окна Печать (Print) можно распечатать либо весь отчет целиком, либо его часть, вывести отчет в файл для последующей печати и указать количес...
    Преобразование отчетов
    Преобразование отчетов Вы создаете базу данных, накапливаете в ней данные, редактируете и анализируете их, используя средства Access. В какой-то момент, когда результаты обработки данных готовы, в...
    Выводы
    Выводы Эта глава является последней в первой части нашей книги. На ней мы заканчиваем наше знакомство с Access 2002. Мы показали вам основные приемы работы с объектами Access: таблицами, запросами...
    Преобразование отчета в формат документов Word и Excel
    Преобразование отчета в формат документов Word и Excel Access 2002 позволяет преобразовать созданный отчет в документ Microsoft Word формата RTF. Чтобы выполнить такое преобразование: Откройте отч...
    Преобразование отчета в другие форматы
    Преобразование отчета в другие форматы В Access 2002 существует средство преобразования отчетов в целый ряд других форматов. Это средство называется экспортом. Чтобы экспортировать отчет Access в...
    Снимки отчетов
    Снимки отчетов В предыдущей версии Access 2000 появилось новое средство публикации отчетов, отличающееся от экспорта в разнообразные наиболее популярные форматы документов. Это — преобразование от...
    Рис. 6.14. Снимок отчета "Каталог"...
    Рис. 6.14. Снимок отчета Каталог из демонстрационной базы данных В нижней части окна приложения Просмотр снимков содержится панель навигации, которая позволяет листать страницы отчета при просмотр...
    Рис. 6.15. Отправка снимка отчета по электронной почте
    Рис. 6.15. Отправка снимка отчета по электронной почте Создав файл снимка отчета, вы можете сразу поместить его в папку на Web-узле и, установив ссылки на него на Web-страницах, предоставить досту...
    Рис. 6.16. Отчет "Итоговый...
    Рис. 6.16. Отчет Итоговый запрос предприятия в режиме Конструктора Режим Просмотра образца является удобным средством проверки внешнего вида и структуры (макета) создаваемого отчета. В этом режиме...
    Режим Предварительного просмотра
    Режим Предварительного просмотра Если в окне База данных (Database) дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по имени существующего отчета, то на экране появится отчет в режиме Предварительного просмотр...
    Рис. 6.17. Панель инструментов Предварительный просмотр
    Рис. 6.17. Панель инструментов Предварительный просмотр...
    Таблица 6.1. Панель инструментов Предварительный просмотр
    Таблица 6.1. Панель инструментов Предварительный просмотр Кнопка Функция ...









Начало