Настольная СУБД Access 2002




Глава 2. Работа с таблицами


    Глава 2. Работа с таблицами
    Глава 2. Работа с таблицами Основные режимы работы с таблицами Создание таблиц Создание таблицы путем ввода данных Создание таблиц с помощью Мастера таблиц Создание таблицы с помощью Конструктора...
    Работа с таблицами
    Предметом рассмотрения в данной главе являются таблицы — основной объект Access. Список таблиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы данных при первом открытии приложения. К...
    Форматы отображения данных
    Форматы отображения данных Свойство Формат поля (Format) на вкладке Общие (General) позволяет указать форматы вывода текста, чисел, дат и значений времени на экран и на печать. Для каждого типа по...
    Таблица 2.6. Встроенные числовые...
    Таблица 2.6. Встроенные числовые форматы для числовых и денежных типов данных Значение Описание ...
    Таблица 2.7. Символы форматирования...
    Таблица 2.7. Символы форматирования для числовых типов данных Символ Описание ...
    Таблица 2.8. Встроенные форматы для полей типа Дата/Время
    Таблица 2.8. Встроенные форматы для полей типа Дата/Время Значение Описание ...
    Таблица 2.9. Символы форматирования...
    Таблица 2.9. Символы форматирования для типа данных Дата/Время Символ Описание ...
    Примеры:
    Примеры: ddd, d\ imranm\ yyyy Пн, 1 января 2001 dd\ mmm\ уу 01 ЯНВ 01 dddd, dd\ mmmmm\ yyyy понедельник, 01 января 2001 Замечание Специальные форматы выводятся в соответствии со значениями, устано...
    Таблица 2.10. Символы форматирования...
    Таблица 2.10. Символы форматирования для текстовых и МЕМО-полей Символ Описание ...
    Таблица. 2.11. Символы форматирования для всех типов данных
    Таблица. 2.11. Символы форматирования для всех типов данных Символ Описание ...
    Определение маски ввода
    Определение маски ввода Если свойство Формат (Format) управляет тем, как данные отображаются в поле таблицы, то свойство Маска ввода (Input Mask) позволяет контролировать ввод данных в таблицу. И...
    Таблица 2.12. Символы для создания масок ввода
    Таблица 2.12. Символы для создания масок ввода Символ маски Описание ...
    Рис. 2.21. Таблица "Заказы"...
    Рис. 2.21. Таблица Заказы в режиме Конструктора Во втором диалоговом окне вы увидите название маски, соответствующую ей строку символов, поле со списком Заполнитель (Placeholder character), в кото...
    Вставка, удаление и переименование полей таблицы
    Вставка, удаление и переименование полей таблицы Рассмотрим теперь, каким образом можно переименовывать, вставлять и удалять поля в режиме Конструктора таблиц. Чтобы переименовать поле в режиме Ко...
    Определение ключевых полей
    Определение ключевых полей Выше неоднократно упоминалось понятие ключевого поля. Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таб...
    Рис. 2.23. Пример таблицы с использованием составного ключа
    Рис. 2.23. Пример таблицы с использованием составного ключа Чтобы удалить ключ, необходимо: Открыть таблицу в режиме Конструктора. Выбрать имеющееся ключевое поле (ключевые поля). Нажать на кнопку...
    Создание и использование индексов
    Создание и использование индексов С целью ускорения поиска и сортировки данных в любой СУБД используются индексы. Индекс является средством, которое обеспечивает быстрый доступ киданным в таблице...
    Рис. 2.24. Установка индекса для поля
    Рис. 2.24. Установка индекса для поля Ключевое поле таблицы автоматически индексируется и свойству Индексированное поле (Indexed) присваивается значение Да (Совпадения не допускаются) (Yes (No dup...
    Рис. 2.25. Диалоговое окно Индексы
    Рис. 2.25. Диалоговое окно Индексы В поле Имя поля (Field Name) нажать на стрелку и выбрать первое поле, для которого необходимо создать индекс. В следующей строке поля Имя поля (Field Name) указа...
    Рис. 2.26. Диалоговое окно индексов...
    Рис. 2.26. Диалоговое окно индексов для таблицы Клиенты Удаление индекса выполняется точно так же, как удаление поля в Конструкторе таблиц. Просто выделите строку с нужным индексом и нажмите клави...
    Связывание таблиц на схеме данных
    Связывание таблиц на схеме данных Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных (Relationships)...
    Рис. 2.27. Пример схемы данных
    Рис. 2.27. Пример схемы данных Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду Сервис, Схема данных (Tools, Relationships). По умолчанию схема будет содержать все таблицы со связями. Поэт...
    Рис. 2.28. Диалоговое окно Добавление таблицы
    Рис. 2.28. Диалоговое окно Добавление таблицы Замечание Если нужно добавить к схеме несколько таблиц, придется повторить эту операцию для каждой таблицы. Нажать кнопку Закрыть (Close), чтобы закры...
    Рис. 2.29. Окно Изменение связей
    Рис. 2.29. Окно Изменение связей Для этого устанавливают флажок Обеспечение целостности данных (Enforce Referential Integrity) и один или оба флажка: каскадное обновление связанных полей (Cascade...
    Рис. 2.30. Диалоговое окно Параметры объединения
    Рис. 2.30. Диалоговое окно Параметры объединения Когда создается новая связь, можно также воспользоваться кнопкой Новое (Create New) и в окне Создание (Create New) ввести имена связываемых таблиц...
    Обеспечение целостности данных
    Обеспечение целостности данных В Microsoft Access обеспечивается возможность автоматической проверки целостности данных в связанных полях. Целостность даных означает систему правил, используемых д...
    Ввод и проверка данных
    До сих пор мы обсуждали все вопросы, связанные с созданием таблиц, определением и изменением их структуры. Эти изменения выполняются в режиме Конструктора таблиц. Теперь мы переходим к описанию во...
    Навигация по таблице
    Навигация по таблице Для перемещения по записям используются кнопки, расположенные на нижней границе окна таблицы (рис. 2.33). Описание этих кнопок приведено в табл. 2.13....
    Рис. 2.31. Кнопки навигации в окне таблицы
    Рис. 2.31. Кнопки навигации в окне таблицы...
    Таблица 2.13. Кнопки перемещения по записям таблицы
    Таблица 2.13. Кнопки перемещения по записям таблицы Кнопка Описание ...
    Таблица 2.14. Навигация по таблице с помощью клавиш
    Таблица 2.14. Навигация по таблице с помощью клавиш Сочетания клавиш Действие <...
    Рис. 2.32. Выбор панели инструментов Формат (режим таблицы)
    Рис. 2.32. Выбор панели инструментов Формат (режим таблицы)...
    Рис. 2.33. Список полей на панели...
    Рис. 2.33. Список полей на панели инструментов Формат (режим таблицы) Перемещение в режиме Таблицы по полям в длинных записях можно осуществлять с помощью поля со списком Перейти к полю (Go to Fie...
    Работа с записями
    Работа с записями Рассмотрим работу с записями в режиме Таблицы. Существуют три операции с записями: добавление записи, изменение записи и удаление записи. Чтобы добавить в таблицу новую запись, н...
    Рис. 2.34. Диалоговое окно подтверждения удаляемых записей
    Рис. 2.34. Диалоговое окно подтверждения удаляемых записей Замечание Иногда при удалении данных требуется удалить связанные с ними данные из других таблиц. Если при определении связи между таблица...
    Основные режимы работы с таблицами
    В новой версии Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводн...
    Рис. 2.1. Таблица "Клиенты"...
    Рис. 2.1. Таблица Клиенты, открытая в режиме Таблицы В верхней части таблицы располагаются имена полей (ячеек, находящихся в одном столбце таблицы), ниже следуют записи (строки таблицы), в которые...
    Таблица 2.1. Панель инструментов Таблица в режиме Таблицы
    Таблица 2.1. Панель инструментов Таблица в режиме Таблицы Кнопка Описание ...
    Рис. 2.2. Таблица "Клиенты"...
    Рис. 2.2. Таблица Клиенты, открытая в режиме Конструктора Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей. Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля (Field Name), Тип д...
    Контроль и проверка введенных данных
    Контроль и проверка введенных данных Microsoft Access может осуществлять проверку данных, вводимых в поле или запись таблицы. Чтобы проверить значение, вводимое в поле или запись, необходимо задат...
    Рис. 2.35. Применение Построителя...
    Рис. 2.35. Применение Построителя выражений при задании свойства Условие на значение Условия на значение записи отличаются от условий на значение поля тем, что в условиях на значение записи допуск...
    Рис. 2.36. Ввод условия с помощью Построителя выражений
    Рис. 2.36. Ввод условия с помощью Построителя выражений Выделите в списке значение ДатаИсполнения и нажмите на кнопку Вставить (Paste) или просто дважды щелкните мышью по этому элементу. В верхнем...
    Рис. 2.37. Диалоговое окно Автозамена
    Рис. 2.37. Диалоговое окно Автозамена Замечание Текст, введенный до установки флажка Заменять при вводе (Replace text as you type), исправлен не будет....
    Ввод данных с помощью копирования и перемещения
    Ввод данных с помощью копирования и перемещения Ввод данных в таблицу можно осуществлять не только непосредственно с клавиатуры, но и с помощью команд копирования и перемещения. Для того чтобы выр...
    Рис. 2.38. Выделение диапазона ячеек в таблице
    Рис. 2.38. Выделение диапазона ячеек в таблице...
    Рис. 2.39. Буфер обмена
    Рис. 2.39. Буфер обмена При копировании или вырезании информации на панели буфера обмена будет появляться очередной значок, обозначающий скопированные данные, а также начальные литеры, если был ск...
    Использование списков значений
    Использование списков значений Для удобства ввода данных в поле таблицы в Microsoft Access предусмотрена возможность создания списков подстановок, из которых можно выбирать значения для ввода в да...
    Рис. 2.40. Поле со списком в режиме Таблицы
    Рис. 2.40. Поле со списком в режиме Таблицы...
    Отображение подчиненных таблиц
    Отображение подчиненных таблиц В Microsoft Access 2002 присутствует возможность отображения нескольких связанных таблиц в окне главной таблицы. Рассмотрим возможности отображения на примере таблиц...
    Рис. 2.41. Схема данных базы
    Рис. 2.41. Схема данных базы На рис. 2.42 представлена таблица Типы (Categories), которая имеет подчиненную таблицу Товары (Products). В данном случае между областью выделения и первым столбцом та...
    Рис. 2.42. Представление данных...
    Рис. 2.42. Представление данных для таблиц, имеющих подчиненные таблицы...
    Рис. 2.43. Отображение подчиненных таблиц
    Рис. 2.43. Отображение подчиненных таблиц...
    Изменение внешнего вида таблицы
    В Microsoft Access существует понятие макета таблицы. Макет таблицы — это вид, в котором данные отображаются в окне в режиме Таблицы. По умолчанию формируется стандартный макет таблицы, который мо...
    Рис. 2.44. Панель инструментов Формат (режим таблицы)
    Рис. 2.44. Панель инструментов Формат (режим таблицы) Описание элементов панели форматирования и соответствующих команд меню Формат (Format) приведено в табл. 2.15....
    Таблица 2.15. Описание элементов...
    Таблица 2.15. Описание элементов панели инструментов Формат (режим таблицы) Название кнопки или списка ...
    Рис. 2.45. Диалоговое окно Формат таблицы
    Рис. 2.45. Диалоговое окно Формат таблицы Изменить высоту строки можно путем перетаскивания нижней границы строки в области выделения с помощью мыши. Можно сделать это и с помощью команды меню. В...
    Рис. 2.46. Диалоговое окно Высота строки
    Рис. 2.46. Диалоговое окно Высота строки Аналогично изменение ширины столбца возможно путем перетаскивания правой границы столбца в области выделения с помощью мыши или с помощью команды меню Форм...
    Рис. 2.47 . Использование контекстного...
    Рис. 2.47 . Использование контекстного меню для скрытия столбцов Замечание Скрыть столбец можно также, перетащив правую границу столбца к левой с помощью мыши так, чтобы они превратились в одну ли...
    Рис. 2.48. Диалоговое окно Отображение столбцов
    Рис. 2.48. Диалоговое окно Отображение столбцов Как мы уже показали выше, в случае если таблица имеет подчиненную таблицу, по умолчанию в левой части окна появляется столбец отображения подчиненны...
    Рис. 2.49. Окно Вставка подтаблицы
    Рис. 2.49. Окно Вставка подтаблицы В поле Подчиненные поля (Link Child Fields) выбрать поле для связи в подчиненной таблице. В поле Основные поля (Link Master Fields) выбрать поле для связи в осно...
    Рис. 2.50. Окно Печать
    Рис. 2.50. Окно Печать В блоке Печатать (Print Range) выбрать режим печати: все (АН) — всю таблицу, страницы с no (Pages From To) — диапазон страниц, выделенные записи (Selected Record(s)) — тольк...
    Рис. 2.51. Окно Параметры страницы
    Рис. 2.51. Окно Параметры страницы В блоке Бумага (Paper) выбрать в поле Размер (Size) размер листа, а в поле Подача (Source) — вариант подачи листов на принтер. В блоке Принтер для объекта имя та...
    Рис. 2.52. Окно предварительного просмотра документа
    Рис. 2.52. Окно предварительного просмотра документа Чтобы увеличить страницу для детального просмотра, достаточно установить указатель мыши на изображение страницы (он принимает форму лупы со зна...
    Таблица 2.16. Описание кнопок...
    Таблица 2.16. Описание кнопок панели инструментов Предварительный просмотр Название кнопки или списка...
    Сортировка, поиск и фильтрация данных
    Сортировка, поиск и фильтрация данных Данные, которые хранятся в таблицах базы данных, могут быть эффективно использованы только при условии если существуют простые и доступные средства поиска нуж...
    Сортировка данных в таблице
    Сортировка данных в таблице Операция сортировки данных используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Когда на экране (или на бумаге) отображается таблица, гораздо легче найти нужн...
    Рис. 2.55. Контекстное меню в режиме таблицы
    Рис. 2.55. Контекстное меню в режиме таблицы Замечание Порядок сортировки зависит от настроек языка, определенных в диалоговом окне Параметры (Options) при создании базы данных. Чтобы изменить эту...
    Поиск и замена данных
    Поиск и замена данных В режиме Таблицы предусмотрены возможности поиска данных по образцу либо в конкретном поле, либо во всей таблице. Чтобы найти необходимые данные, нужно: Открыть таблицу в реж...
    Рис. 2.54. Окно поиска данных
    Рис. 2.54. Окно поиска данных Ввести значение, которое требуется найти, в поле Образец (Find What). Если точное значение неизвестно, можно использовать подстановочные знаки. Остальные параметры в...
    Рис. 2.55. Диалоговое окно Поиск и замена
    Рис. 2.55. Диалоговое окно Поиск и замена Все остальные поля имеют тот же смысл, что и на вкладке Поиск (Find). Для замены одного значения необходимо нажать кнопку Заменить (Replace). Чтобы замени...
    Рис. 2.56. Настройка параметров поиска по умолчанию
    Рис. 2.56. Настройка параметров поиска по умолчанию В группе Поиск и замена по умолчанию (Default find/replace behavior) выбрать нужный тип поиска: поле - целиком (Fast search), везде - любая част...
    Фильтрация данных
    Фильтрация данных В Microsoft Access предусмотрено четыре способа отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле Фильтр для (Filter For) и расширенный фил...
    Рис. 2.57. Результирующий набор...
    Рис. 2.57. Результирующий набор записей после применения фильтра по выделенному Чтобы отменить фильтр, необходимо нажать на кнопку Удалить фильтр (Remove Filter) на панели инструментов Режим табли...
    Рис. 2.58. Поле Фильтр для в контекстном меню
    Рис. 2.58. Поле Фильтр для в контекстном меню Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нужно нажать клавишу Enter, а чтобы применить фильтр и оставить контекстное меню открытым — клавишу...
    Рис. 2.59. Окно изменения фильтра
    Рис. 2.59. Окно изменения фильтра Выберите, например, значение Ernst Handel из списка в поле Клиент (Customer) и дату 1.01.98 в поле Дата размещения. Добавьте значок перед датой. При этих условиях...
    Рис. 2.60. Результирующий набор...
    Рис. 2.60. Результирующий набор записей после применения обычного фильтра Создание расширенного фильтра, как более сложного, будет рассматриваться в гл. 4. Отобранные с помощью фильтра данные можн...
    Создание таблиц
    В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных (by entering data), с помощью Конструктора таблиц (in Design view) и с помощью Мастера создания таблиц (by using wizard). Для...
    Рис. 2.3. Ярлыки новых объектов...
    Рис. 2.3. Ярлыки новых объектов в списке таблиц пустой базы данных Замечание Если эти ярлыки не видны, необходимо открыть окно Параметры (Options) (с помощью команды Сервис, Параметры (Tools, Opti...
    Рис. 2.4. Диалоговое окно Новая таблица
    Рис. 2.4. Диалоговое окно Новая таблица И, наконец, на панели инструментов Access расположена кнопка Новый объект (New Object). Если щелкнуть мышью по стрелке, которая находится на ней справа, и в...
    Выводы
    В этой главе подробно рассказывалось об основных этапах работы с таблицами: создании, редактировании данных и внешнего вида, печати, сортировке и фильтрации таблиц. При создании таблиц с помощью К...
    Создание таблицы путем ввода данных
    Создание таблицы путем ввода данных Если вы затрудняетесь сразу определить структуру таблицы, Microsoft Access позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной формой (...
    Рис. 2.5. Создание таблицы путем ввода данных
    Рис. 2.5. Создание таблицы путем ввода данных Для этого необходимо: Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц. Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблицы п...
    Рис. 2.6. Диалоговое окно Сохранение
    Рис. 2.6. Диалоговое окно Сохранение Microsoft Access выдаст сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a pri...
    Рис. 2.7. Диалоговое окно Мастера таблиц
    Рис. 2.7. Диалоговое окно Мастера таблиц Повторять описанные в пп. 3—4 действия до тех пор, пока не будет создан подходящий перечень полей для новой таблицы. При необходимости переименовать какое-...
    Рис. 2.8. Диалоговое окно Переименование поля
    Рис. 2.8. Диалоговое окно Переименование поля В следующем диалоговом окне в поле Задайте имя для новой таблицы (What do you want to name your table?) ввести имя новой таблицы Список рассылки опове...
    Рис. 2.9. Второе диалоговое окно Мастера таблиц
    Рис. 2.9. Второе диалоговое окно Мастера таблиц Выбрать способ определения ключа Microsoft Access автоматически определяет ключ (Yes, set a primary key for me) (имеется альтернатива Пользователь о...
    Рис. 2.10. Третье диалоговое окно Мастера таблиц
    Рис. 2.10. Третье диалоговое окно Мастера таблиц...
    Рис. 2.11. Диалоговое окно Связи
    Рис. 2.11. Диалоговое окно Связи...
    Рис. 2.12. Четвертое окно Мастера таблиц
    Рис. 2.12. Четвертое окно Мастера таблиц В окне Связи (Relationships) нужно выбрать тип связи с данной таблицей (рис. 2.11). Выберите переключатель Одной записи в таблице Клиенты будет соответство...
    Рис. 2.13. Структура таблицы "Поставщики...
    Рис. 2.13. Структура таблицы Поставщики предприятия в режиме Конструктора...
    Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц
    Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц Теперь мы познакомимся с режимом Конструктора. В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать та...
    Рис. 2.14. Окно новой таблицы в режиме Конструктора
    Рис. 2.14. Окно новой таблицы в режиме Конструктора В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля (Field Name) ввести имена полей создаваемой таблицы. В столбце Тип данных (Data Type) для каждого...
    Определение полей При создании...
    Определение полей При создании таблиц в режиме Конструктора приходится задавать имена таблиц и полей в таблицах. При этом необходимо придерживаться ряда правил. Имена полей в таблице не должны пов...
    Свойства полей таблицы
    Свойства полей таблицы Для большинства типов данных характерно свойство Подпись (Caption). С помощью этого свойства можно задать названия полей таблицы, которые выводятся в различных режимах (в на...
    Таблица 2.2. Дополнительные свойства...
    Таблица 2.2. Дополнительные свойства текстового поля и поля Memo Наименование свойства - Описание ...
    Таблица 2.3. Дополнительные свойства...
    Таблица 2.3. Дополнительные свойства полей числового и денежного типа Наименование свойства Описание ...
    Таблица 2.4. Дополнительные свойства полей типа Счетчик
    Таблица 2.4. Дополнительные свойства полей типа Счетчик Наименование свойства Описание...
    Использование Мастера подстановок...
    Использование Мастера подстановок Сделать более простым ввод значений в поле позволяет операция подстановки. Используя эту операцию, можно выбирать значения поля из списка. Список значений может б...
    Рис. 2.15. Первое диалоговое окно Мастера подстановок
    Рис. 2.15. Первое диалоговое окно Мастера подстановок В открывшемся диалоговом окне Мастер подстановок (Lookup Wizard) выбрать способ задания значений: Объект столбец подстановки будет использоват...
    Рис. 2.16. Второе диалоговое окно Мастера подстановок
    Рис. 2.16. Второе диалоговое окно Мастера подстановок В списке Доступные поля (Available Fields) выводятся все поля таблицы Клиенты (Customers). Переместить из списка доступных полей в список подс...
    Рис. 2.17. Третье диалоговое окно Мастера подстановок
    Рис. 2.17. Третье диалоговое окно Мастера подстановок Просмотреть столбец подстановки, с помощью перетаскивания границы выбрать ширину столбца, а также оставить установленный по умолчанию флажок С...
    Рис. 2.18. Четвертое диалоговое окно Мастера подстановок
    Рис. 2.18. Четвертое диалоговое окно Мастера подстановок...
    Рис. 2.19. Пятое диалоговое окно Мастера подстановок
    Рис. 2.19. Пятое диалоговое окно Мастера подстановок Замечание Применять операцию подстановки можно только к полям, содержащим текстовые и числовые данные, а также к логическим полям. Другие типы...
    Рис. 2.20. Столбец подстановок...
    Рис. 2.20. Столбец подстановок в таблице Список рассылки оповещений Описание этих свойств приведено в табл. 2.5....
    Таблица 2.5. Свойства подстановки для поля со списком
    Таблица 2.5. Свойства подстановки для поля со списком Наименование свойства Описание...









Начало