Почему бы просто не использовать Excel?

Многие люди знакомы с принципом работы электронных таблиц. Безусловно, Microsoft Excel стала самой популярной в мире программой для работы с таблицами, поскольку обладает широкими возможностями и проста в управлении. Так почему бы не держать все данные в Excel? На рис. 1.1 проиллюстрированы лишь некоторые из проблем, которые возникают при использовании электронной таблицы в качестве базы данных.

Конечно, электронная таблица позволяет упорядочить сведения о клиентах и сделанных ими заказах, но не все так просто.

В ячейке А17 (ячейка, расположенная в 17-м ряду первого столбца) имя покупателя указано как «Вильяме Шекспир». Во всех других ячейках используется имя «Вильям Шекспир».
В ячейке С21 название месяца «август» указано полностью, в то время как в других ячейках применяется сокращение «авг.»
В ячейке D5 используется наименование продукта «свежие яблоки», а в ячейке D7 — «свежие зеленые яблоки». Какое из названий соответствует действительности? Или речь идет о разных продуктах?

Для ознакомления с четвертой проблемой стоит представить себя служащим, работающим с этой таблицей. Каждый раз при поступлении заказа ему приходится вручную набирать название компании, адрес, номер телефона и другие сведения о клиенте. Не удивительно, что в таблице появляется столько ошибок и опечаток!

Рис. 1.1. Хранение данных в таблице Excel

Суть проблемы в том, что Excel не обладает достаточно мощными средствами, которые позволяли бы проверять корректность данных. Если вы неправильно введете имя или укажете несуществующую дату (вроде «32 августа»), Excel не забьет тревогу. Со временем мелкие ошибки приводят к полному хаосу. Допустим, начальник попросит выяснить, сколько товаров было заказано Вильямом Шекспиром. При поиске этого имени в таблице вы наверняка пропустите ряд, в котором имя написано с ошибкой.

Не углубляясь в детали, можно с уверенностью сказать, что Access дает возможность избавиться от всех описанных выше неприятностей.

Каждый элемент данных Access (например, имя пользователя) хранится в одном месте и вводится один раз. Даже при всем желании вы не сможете ввести его повторно, а следовательно, не сделаете ошибку.
Вы можете задать проверку некоторых данных на предмет соответствия определенным, заранее указанным шаблонам. Например, в качестве даты заказа будут вводиться только календарные значения, причем с использованием одного формата.
Возможен поиск различных значений одного того же набора данных, что позволяет обнаружить опечатки.
Для ввода данных в Access предлагаются удобные пользовательские интерфейсы, называеме формами. Вместо того чтобы набирать каждое имя клиента для нового заказа на клавиатуре, его можно выбрать из экранного списка.

Есть еще одна причина, по которой Access считается более подходящей программой для использования в коммерческой сфере, чем Excel. Если с таблицей Excel работают два пользователя, то, к сожалению, изменять ее содержимое в текущий момент времени может лишь один из них — другому придется ждать своей очереди. Подобное никогда не случится в программе Access, предназначенной для многопользовательской среды. Если одному служащему потребуется ввести данные об инвентаризации, а другому изменить названия товаров в какой-либо базе данных, проблем не возникнет. В любое время к одинаковым типам данных возможен доступ нескольких пользователей, хотя если пользователь запросит запись, с которой уже работают, ему придется подождать одну-две секунды, пока она не освободится. Но если речь идет о различных типах данных одной базы, одновременно могут работать множество пользователей.

А что если понадобится хранить данные в Access, а работать с ними в Excel? Без проблем! Для использования некоторых функций Excel, таких, скажем, как удобный интерфейс создания графиков, данные Access можно экспортировать в Excel. Более подробная информация по этой теме представлена в главе 16, «Совместный доступ к данным».

Содержание раздела