Виды деятельности
Справочник предназначен для ведения списка видов деятельности организаций-контрагентов.
Реквизиты.
-
«Код» – код вида деятельности организации;
- «Наименование» – наименование вида деятельности организации;
- «Описание» – описание вида деятельности организации.
Виды начислений
Справочник "Виды начислений" содержит перечень видов начислений по заработной плате, например, "Оплата по окладу", "Компенсация проездного" и др.
Реквизиты.
- «Код» – код вида начисления;
- «Наименование» – наименование вида начисления;
- «Описание» – описание вида начисления.
Внутренние аудиты
В соответствии с требованиями стандарта ISO 9001:2000 организация должна проводить аудиты системы менеджмента качества и регистрировать их результаты. С этой целью в конфигурации предусмотрен документ «Аудит». Документ «Аудит» предназначен для регистрации полной информации по аудитам. В нем фиксируется как область аудита, цель аудита, аудиторская команда, место и дата проведения аудита, так и результаты аудита.
Для того, чтобы запланировать очередной аудит, необходимо создать новый документ «Аудит» и заполнить все реквизиты в закладках «Аудит» и «Характеристики». Аудиты могут планироваться и проводиться различными методами:
- Аудит проводится по определенным процессам, т.е. в качестве области аудита выступает перечень процессов в организации, сотрудники, участвующие в этих процессах, а также проекты, выполняемые в этих процессах. В этом случае в закладке «Аудит» необходимо выбрать «Область аудита» – «Процесс», появится список процессов в организации. Из этого списка необходимо выбрать те процессы, которые будут проверяться на аудите (проставить флажки) и нажать на кнопку «Закончить подбор». Затем нажать на кнопку «Заполнить». После этого появится список сотрудников, которые участвуют в выполнении этих процессов. Если какие-либо сотрудники на данном аудите не будут подвергаться проверке, то необходимо снять с них флажок и нажать «ОК». После этого, таблица с областью аудита автоматически заполнится.
- Аудит проводится по фирме в целом, т.е. проверяются все сотрудники, все процессы и все проекты. Для этого необходимо выбрать «Область аудита» – «Фирма» и нажать на кнопку «Заполнить».
- Проводится аудит одного сотрудника, т.е. проверяется вся деятельность сотрудника: процессы, проекты. Необходимо в реквизите «Область аудита» выбрать сотрудника и нажать на кнопку «Заполнить».
- Проводится аудит подразделения, т.е. проверяются процессы и проекты, в которых участвуют сотрудники одного подразделения. Выбирается «Область аудита» – «Подразделение», и выбрать подразделение. Затем нажать на кнопку «Заполнить».
Процессы и проекты определенного сотрудника можно открыть по двойному щелчку на этом сотруднике в таблице сотрудников в документе «Аудит».
По двойному щелчку на процессе или проекте, отметка о проверке этого процесса или проекта меняет свое значение – «Да» или «Нет».
Также в документе имеется возможность добавлять и удалять сотрудников, процессы и проекты. Для этого предназначены кнопки
Чтобы удалить какую-либо строку таблицы области аудита (сотрудника, процесс или проект), необходимо просто поставить курсор на эту строку и нажать на кнопку
Если необходимо добавить сотрудника, то достаточно нажать на кнопку
Если необходимо добавить процесс сотруднику, то нужно по двойному щелчку на этом сотруднике открыть его процессы и проекты; поставить курсор на этого сотрудника и нажать на кнопку
Аналогично процессам, можно ввести дополнительные проекты (тех, которых нет в документе «Аудит», но которые выполнял сотрудник). Для этого также необходимо по двойному щелчку на данном сотруднике открыть его процессы и проекты, установить курсор на сотруднике и нажать на кнопку
Для формирования плана аудитов в конфигурации используется отчет «План аудитов». Отчет формируется на основе документов «Аудит», расположенных в закладке «Регистрация». В отчет выводится информация о сотрудниках, проверяемых процессах, дате аудита, времени начала и окончания аудита, а также ведущем аудиторе. Отчет формируется как по одному сотруднику, одному процессу, по одному документу «Аудит», по одному аудитору, одному состоянию, так и по всем.
В соответствии с требованиями стандарта ISO 9001:2000 организация должна не только регистрировать информацию по аудитам, но и анализировать их результаты. С этой целью в конфигурации предусмотрен отчет «Аудиты». В отчет выводится информация о проведенных за период аудитах: сотрудники, проходившие аудит, проверенные процессы, состояния, результаты аудита, общее заключение, количество выявленных несоответствий и их формулировки. Отчет можно сформировать как по определенному сотруднику, процессу, состоянию, так и по всем.
Возврат ТМЦ комитенту
Документ оформляет операцию по возврату ТМЦ, взятого на реализацию у комитента.
Кнопка «Заполнить» позволяет вывести весь перечень ТМЦ, которые были взяты у комитента на реализацию, после чего пользователь может отредактировать количество возвращаемого комитенту ТМЦ.
Возврат ТМЦ от реализатора
Документ оформляет операцию по возврату реализатором ТМЦ, которое было взято им на реализацию.
Кнопка «Заполнить» позволяет вывести весь перечень ТМЦ, которые были взяты реализатором на реализацию, после чего пользователь может отредактировать количество возвращаемого реализатором ТМЦ.
Возврат ТМЦ с подотчета
Документ «Возврат с подотчета ТМЦ» регистрирует факт возврата ТМЦ из подотчета Сотрудником. В документе необходимо зарегистрировать Сотрудника, ТМЦ и количество.
Ввод документов СК
Документ предназначен для первоначального ввода сведений о документах по СМК.
Реквизиты.
-
«№» – номер по порядку;
- «Номер документа» – индекс документа по СМК; проставляется автоматически из справочника «Документы СК» при выборе документа СК;
- «Документ СК» – наименование документа по СМК; выбирается из справочника «Документы СК»;
- «Версия» – версия документа СК;
- «Вступает в силу» – дата вступления в силу текущей версии документа СК;
- «Автор» – автор текущей версии документа СК;
- «Количество страниц» – количество страниц в текущей версии документа СК;
- «Статус документа» – состояние документа СК, может принимать значения «Актуальные», «Архив».
Ввод начальных данных
После заполнения справочников перед началом эксплуатации системы необходимо выполнить ввод начальных остатков:
°
Остатки по ТМЦ на складах регистрируются с использованием документа «Ввод остатков ТМЦ».
° Остатки по ТМЦ у подотчетных лиц выполняется с использованием документа «Ввод остатков ТМЦ».
° Остатки на расчетных счетах в банках регистрируются с использованием документа «Банковская выписка».
° Остатки в кассе регистрируются с использованием документа «Приходный кассовый ордер».
° Остатки по взаиморасчетам с контрагентами регистрируются с использованием документа «Ввод остатков по взаиморасчетам».
° Начальный ввод нормативных документов по системе менеджмента качества регистрируется с использованием документа «Ввод документов СК».
° Ввод начальной организационно-штатной структуры производится с использованием документа «Изменение штатного расписания», заполнение штатного расписания сотрудниками производится с использованием документа «Ввод начальных данных по сотрудникам».
Ввод начальных данных по сотрудникам
С помощью данного документа можно ввести по сотрудникам информацию о том, в каком (-их) подразделениях он работает, в какой должности (-ях) и на какой ставке (0….1). В случае если один сотрудник работает по нескольким должностям в нескольких подразделениях, то необходимо ввести в документ несколько строк по одному сотруднику. Информация, введенная с помощью документа, отражается в отчетах «Штатное расписание», «Отчет по сотрудникам» и «Карта процессов».
Реквизиты.
- «Сотрудник» – выбирается сотрудник организации;
- «Подразделение» – выбирается подразделение, в котором работает сотрудник организации;
- «Должность» – выбирается должность, в рамках которой выполняет свою работу сотрудник организации;
- «Ставок» – количество ставок, по которым работает сотрудник в организации (0…1).
Ввод начальных значений
Журнал предназначен для хранения документов «Первоначальный ввод документов СК», этот документ обычно вводится один раз при регистрации в БД начальных сведений об используемых нормативных документах.
Ввод остатков по взаиморасчетам
С помощью документа вводятся начальные остатки по взаиморасчетам с контрагентами.
Ввод остатков ТМЦ
Документ «Ввод остатков товаров» предназначен для первоначального ввода информации по остаткам товаров. В табличной части документа регистрируется ТМЦ, количество, единица измерения, стоимость, а также идентификационный номер ТМЦ, в случае если необходимо вести учет в разрезе регистрационных номеров.
Выдача ТМЦ в подотчет
Документ «Выдача в подотчет ТМЦ» регистрирует факт выдачи ТМЦ в подотчет сотруднику для использования вне офиса. В документе необходимо зарегистрировать Сотрудника, ТМЦ и количество.
Выгрузка данных в 1С:Бухгалтерию
Для выгрузки данных из конфигурации «АРФ 3.0» используется обработка «Выгрузка данных в бухгалтерию». С использованием обработки могут быть выгружены следующие документы: «Платежное поручение», «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Счет-фактура», «Банковская выписка».
При открытии выборки по каждому из объектов предоставляется возможность гибкого выбора перечня перегружаемых объектов.
Выход процесса
Справочник предназначен для ведения списка продуктов, которые получаются в результате выполнения процесса.
Реквизиты.
- «Статус» – статус выхода, может принимать значения «Подготовка», «Рабочий» или «Архив»; реквизит периодический;
- «Наименование» – наименование выхода (продукта);
- «Процесс» – наименование процесса, который является заказчиком данного выхода (продукта), т.е. процесс, которому требуется на входе данный продукт.
Выплата заработной платы
Документ предназначен для регистрации факта выплаты заработной платы начисленной в документе «Начисление заработной платы».
Выполнение решений
Отчет используется для контроля за выполнением решений, которые были приняты на управленческих мероприятиях, например на мероприятии «Анализ руководства».
Информация, которая выводится в отчет, может быть сгруппирована по следующим признакам: «Сотрудник», «Мероприятие». В отчет могут быть выведены либо все решения, которые необходимо выполнить в рамках выбранного периода, либо только выполненные решения, либо только не выполненные решения.
Выполнение закупок
Выполнение закупок в конфигурации производится с использованием документа «Приходная накладная».
Выставление счетов заказчикам и контроль их оплаты
Для выставления счета заказчику используется документ «Счет». Счет может быть зарегистрирован на основании зарегистрированного проекта организации.
Контроль оплаты выставленных счетов может происходить, следующими способами:
°
непосредственно в журнале счетов, т.к. в журнале есть реквизиты счета «Оплачено» – на сумму оплаты счета, и «Остаток» на сумму задолженности по оплате;
° с использованием отчета «Оплата счетов».
Взаиморасчеты
Отчет предназначен для учета взаиморасчетов между фирмой и внешними контрагентами: покупателями и поставщиками.
Взаиморасчеты с поставщиками
Контроль взаиморасчетов с поставщиками производится с использованием отчета «Взаиморасчеты».
Оприходование ТМЦ или услуг увеличивает долг перед поставщиком. Регистрация факта оприходования ТМЦ или услуг оформляется каким-либо из документов: «Приходная накладная», «Услуги сторонних организаций», «Отчет о продажах комитенту».
Оплата оприходованных ТМЦ или услуг уменьшает долг перед поставщиком. Регистрация оплаты оприходованной продукции или услуг производится с использованием документа «Банковская выписка» или «Расходный кассовый ордер».
Взаиморасчеты с заказчиками
Контроль взаиморасчетов с заказчиками производится с использованием отчета «Взаиморасчеты».
Отгрузка продукции увеличивает долг заказчика. Регистрация факта отгрузки оформляется каким-либо из документов: «Расходная накладная», «Отчет о продажах реализатора», «Списание ТМЦ».
Оплата отгруженной продукции уменьшает долг заказчика. Регистрация оплаты отгруженной продукции производится с использованием документа «Банковская выписка», «Приходный кассовый ордер».
Каждый из документов конфигурации является
Каждый из документов конфигурации является средством для регистрации какого-либо факта деятельности, либо какой-либо работы. Например, документ «Несоответствие» предназначен для регистрации факта несоответствия по какому либо процессу. Однако не для всех работ, которые могут происходить в организации, в конфигурации предусмотрены документы. В этом случае для регистрации таких работ можно использовать унифицированный документ «Задача». Использование этого документа позволяет запланировать выполнение какой-либо задачи (работы) и контролировать ее выполнение.
Реквизиты.
- «Автор» – лицо, сформулировавшее задачу (работу), выбирается из справочника «Сотрудники»;
- «Описание» – описание задачи;
- «Дата рассмотрения» – дата рассмотрения задачи и принятие решения о ее выполнении;
- «Отчет о выполнении» – отчет о выполнении задачи.
в том случае, если необходимо
Журнал «Задачи» содержит документы «Задачи», а также средства работы с этими документами. Документ «Задача» создается в том случае, если необходимо зарегистрировать, какой либо факт деятельности, либо запланировать какую – либо работу.
Реквизиты.
- «Планируемая дата выполнения» – планируемая дата выполнения задачи.
Задачи подразделения
Справочник подчинен справочнику «Подразделения» и содержит перечень задач, закрепленных за подразделением.
Заявка на ИТС в 1С
В табличную часть автоматически заносятся все подписки, по которым заявка в 1С не зарегистрирована. Формирование текстового файла в 1С в определенном формате.
Если в реквизите «Заявка подтверждена» документа указывается значение «Да», то в документах «Подписка ИТС» устанавливается значение «Да», для реквизита «Заявка в 1С зарегистрирована».
Заявка на закупку ТМЦ
Документ предназначен как базовый инструмент для планирования закупок. На основании заполненного документа пользователем может быть сформирован документ «Приходная накладная».
Заявки на ИТС в 1С
Журнал содержит перечень документов «Заявка на ИТС в 1С». После формирования перечня подписок на ИТС (с использованием документа «Заявки на ИТС в 1С») в журнале формируется очередной документ «Заявка на ИТС в 1С».
Закрытие взаиморасчетов
Документ используется для профилактических целей и применяется в случае, когда по контрагентам накапливаются остатки, которые необходимо списать. Эти остатки могут накапливаться, например, вследствие курсовых ризниц и других причин.
Запись по процессу
Документ предназначен для регистрации любых записей по любым процессам организации. Информация по записям может быть проанализирована с использованием отчета «Записи по процессу».
Реквизиты.
- «Процесс» – указывается процесс, по которому регистрируется запись;
- «Содержание записи» – реквизит заполняется содержанием записи по процессу;
- «Обработка записи» – регистрируются результаты обработки записи.
Записи по процессам
Журнал используется для хранения документов «Запись по процессу». С помощью журнала можно произвести отбор документов по следующим критериям: «Состояние», «Процесс», «Ответственный за выполнение». В последующем эти записи могут быть использованы для анализа процессов организации, например, с целью выявления наиболее дефектных процессов.
Записи в журнал вносятся по мере необходимости сотрудниками организации, а анализ записей по процессам производится на управленческом мероприятии «Анализ руководства».
Записи по процессу
Отчет позволяет проанализировать все введенные в БД записи по качеству с использованием документа «Запись по процессу». Анализ записей по качеству может быть проведен с использованием следующих группировок, которые могут выводиться в произвольном порядке: «Процесс», «Сотрудник», «Состояние».
Записи СК по этапу процесса
Справочник предназначен для ведения списка бланков записей по каждому этапу процесса. Подчинен справочнику «Спецификация».
Реквизиты.
- «Код» – порядковый номер;
- «Индекс» – соответствует индексу выбранного бланка;
- «Бланк документа СК» – наименование бланка, выбирается из справочника «Бланки документов».
Записи СК по процессу
Справочник предназначен для ведения списка бланков записей по каждому процессу. Подчинен справочнику «Процессы».
Реквизиты.
-
«Код» – порядковый номер;
- «Индекс» – соответствует индексу выбранного бланка записи;
- «Бланк документа СК» – наименование бланка, выбирается из справочника «Бланки документов».
Заработная плата
Журнал «Заработная плата» содержит документы «Начисление заработной платы» и «Выплата заработной платы». Реквизиты «Начислено» и «Выплачено» содержать значение начисленной и выплаченной заработной платы по сотрудникам.
Жалоба
Документ предназначен для регистрации и обработки жалоб, поступающих в организацию.
Реквизиты.
Закладка «Регистрация».
-
«Контрагент» – наименование фирмы контрагента, от которого поступила жалоба; выбирается из справочника «Контрагенты»;
- «Продукция» – продукция (проект или продукт), в рамках которой возникла жалоба;
- «Контактное лицо» – ФИО лица, от которого поступила жалоба; выбирается из справочника «Контактные лица контрагентов»;
- «На сотрудника» – ФИО сотрудника организации, на которого поступила жалоба; выбирается из справочника «Сотрудники»;
- «Тип жалобы» – Тип жалобы, принимает значения «Жалоба» и «Рекламация»;
- «По процессу» – процесс, в рамках которого возникла жалоба; выбирается из справочника «Процессы»;
- «Вид обращения» – способ направления жалобы;
- «Категория» – категория жалобы; выбирается из справочника «Категории жалоб»;
- «Мнение клиента» – формулировка жалобы (мнения клиента);
- «Файл» – путь доступа к документу с жалобой, если стоит переключатель «Файл на диске» или уникальный номер документа в 1С:Архиве («VURL»), если переключатель установлен в положение «из 1С:Архива».
Закладка «Обработка».
- «Мнение ответственного за разбор жалобы» – мнение сотрудника, ответственного за разбор жалобы, относительно причин жалобы и истинного положения дел;
- «Причина» – причина жалобы; выбирается из справочника «Причины жалоб»;
- «Обоснованность» – обоснованность жалобы, принимает значения «Да», «Нет»;
- «Принятые меры у клиента» – описание действий, предпринятых у клиента, для устранения его недовольства;
- «Удовлетворенность заказчика принятыми мерами» – оценка удовлетворенности клиента предпринятыми действиями; принимает значения «Отл», «Хор», «Уд», «Неуд».
Реквизиты табличной части
- «Дата» – дата документа;
- «Состояние» – пиктограмма, описывает состояние документа;
- «Документ» – название документа;
- «Номер» – номер документа;
- «Ответственный» – сотрудник, ответственный за работу с документом;
- «Состояние» – состояние документа; принимает одно из значений «Регистрация», «Выполнение», «Закрытый», «Архив», «Отложено».
Жалобы
Отчет позволяет получить информацию о поступивших жалобах и их обработке за определенный период. Отчет формируется как по одному сотруднику, по одному контрагенту, по одному процессу, по одной продукции, по одной категории, по одной причине, по одному состоянию, по одной удовлетворенности, по одной обоснованности, так и по всем.
Также могут быть сформированы различные диаграммы:
°
«Динамика». Позволяет сформировать диаграмму поступления жалоб во времени. При этом существует возможность изменять масштаб оси х (оси времени) – реквизит «Шаг». Диаграммы могут показывать:
· количество открытых – количество зарегистрированных за выбранный период жалоб,
· количество закрытых – количество жалоб, переведенных в состояние «Закрытый» в выбранном периоде,
· количество просроченных – количество жалоб, обработка которых в данном периоде была завершена позже планируемой даты,
· количество текущих – количество жалоб, которые были текущими (т.е. выполнялись) в выбранном периоде,
· количество всего открытых – количество жалоб, которые были открыты с начала регистрации данных по жалобам с нарастающим итогом.
° «Распределение». Позволяет сформировать диаграмму, иллюстрирующую структуру жалоб. При этом существует возможность выбирать тип жалоб (открытые, закрытые, просроченные, текущие, всего) и признак, по которому будет иллюстрирована структура: сотрудники, контрагенты, процессы, продукция, категории, причины, состояния, удовлетворенность, обоснованность.
Жалобы и благодарности
Журнал предназначен для хранения документов «Жалоба» и «Благодарность».
Реквизиты.
-
«Контрагент» – наименование фирмы-контрагента.
- «Ответственный» – сотрудник, ответственный за работу с данным документом.
