Руководство пользователя. Автоматизация работы 1С Франчайзи, версия 3.0
         

Счет-фактура


Документ "Счет-фактура" предназначен для выписки документов  Счет-фактура покупателям. В документе регистрируется информация о покупателе, номенклатуре отпускаемой продукции, количестве, цене продажи и сумме. При нажатии на кнопку "Печать" формируется печатная форма документа "Счет-фактура".



Счета


Содержит реестр документов «Счет». С помощью кнопки «Реестр» можно получить реестр документов за выбранный интервал журнала. Работая в журнале, пользователь может выполнять действия с документами «Счет»: создать новый, пометить на удаление, копировать и пр. Кнопка «Сформировать отчет» позволяет пользователю получить отчет по неоплаченным счетам за выбранный интервал.



Счета-фактуры


Содержит список документов «Счет-фактура». С помощью кнопки «Реестр» можно получить реестр документов за выбранный интервал журнала. Работая в журнале, пользователь может выполнять действия с документом «Счет-фактура»: создать новый, пометить на удаление, копировать и пр. Кнопка «Сформировать отчет» позволяет получить перечень документов, второй экземпляр которых еще не возвращен в офис.



Штатное расписание


Отчет предназначен для получения штатного расписания организации. При формировании отчета учитывается как информация, предусмотренная по штатному расписанию, так и реальное состояние по персоналу на предприятии. Отчет предоставляет возможность для анализа кадровой ситуации на предприятии. 




SOCRBASE


Классификатор типов адресных полей из адресного классификатора МНС РФ, используемый при вводе адресов физических лиц. Данные в этот справочник импортируются из файла socrbase.dbf, распространяемого МНС РФ.



Сотрудники




Справочник предназначен для ведения списка сотрудников организации и основной информации по ним.

Реквизиты.

Закладка «Кадровые данные».

-

«ФИО» – фамилия, имя, отчество сотрудника;

-         «Телефон» – телефон сотрудника;

-         «Адрес» – адрес сотрудника;

-         «Дата рождения» – дата рождения сотрудника;

-         «E-mail» – адрес электронной почты сотрудника;

-         «Вид документа» – вид документа, удостоверяющего личность, может принимать значения «Паспорт СССР» или «Паспорт РФ»;

-         «Серия» – серия паспорта;

-         «Номер» – номер паспорта;

-         «Кем выдано» – учреждение, выдавшее паспорт;

-         «Дата выдачи» – дата выдачи паспорта;

-         «Основное подразделение» – основное подразделение, в котором работает сотрудник.

Закладка «Дополнительно».

-         «Вывод сведений о» – реквизит позволяет вывести сведения о:

а) навыках сотрудника (из справочника «Навыки сотрудника»);

б) образовании сотрудника (из справочника «Образование»);

в) должностях сотрудника (из документов «Ввод начальных данных по сотрудникам» и «Изменение кадровых данных сотрудников»);

г) процессах, которые выполняет сотрудник (из справочника «Процессы должности» и документа «Дополнительные процессы по сотруднику»).



Спецификация процесса


Справочник предназначен для ведения списка этапов процесса.

Реквизиты.

Закладка «Этап».

-         «Статус» – статус этапа процесса, может принимать одно из значений «Подготовка», «Рабочий» или «Архив»; реквизит периодический;

-         «Наименование» – наименование этапа процесса;

-         «Назначение» – назначение этапа процесса;

-         «Владелец» – должность сотрудника, являющегося ответственным за правильное протекание данного этапа процесса, выбирается из справочника «Должности»;

-         «Предшествующий этап» – этап, который предшествует данному этапу, выбирается из справочника «Спецификация процесса»;

-         «Следующий этап» – этап, который следует после данного этапа, выбирается из справочника «Спецификация процесса»;

-         «Критерий профессиональной подготовки» – квалификация, которой должен обладать сотрудник, чтобы выполнять данный этап; выбирается из справочника «Квалификации»;

Закладка «Документация»

«Нормативные документы»

-         «Индекс» – индекс нормативного документа, который описывает данный этап процесса; проставляется автоматически при выборе нормативного документа;

-         «Наименование» – наименование нормативного документа, который описывает данный этап процесса, выбирается из справочника «Документы СК».

«Записи»

-         «Индекс» – индекс нормативного документа, в котором представлен образец бланка, используемый на данном этапе процесса; проставляется автоматически при выборе бланка;

-         «Наименование» – наименование бланка, используемого на данном этапе процесса, выбирается из справочника «Бланки документов».



Спецификация проекта


В большинстве случаев при регистрации документов «Проект» и «Этап» необходимо регистрировать детальную информацию, такую как номенклатура приобретаемых в рамках проекта ТМЦ и состав работ, которые необходимо выполнить в рамках проекта. Каждая строка документа «Спецификация проекта» может иметь тип «Номенклатура», выбирается из справочника «Номенклатура»,  или «Перечень работ», выбирается из справочника «Перечень работ». По каждой строке документа указывается количество (единиц номенклатуры или время работы), цена за единицу и сумма.



Списание ТМЦ


Документ предназначен для  списания ТМЦ на затраты по какому-либо проекту либо на хозяйственные расходы. В документе регистрируются следующая информация: Проект, на который производится списание ТМЦ, тип расхода – выбирается из справочника «Классификатор расходов», а также при необходимости заполняется реквизит «Причина списания». В табличной части выбирается ТМЦ, подлежащее списанию, и количество.



Список одобренных поставщиков


Согласно требованиям стандарта ISO 9001:2000 в организации должен быть перечень одобренных поставщиков. Организация должна регулярно анализировать своих поставщиков и пересматривать их соответствие установленным требованиям.

Отчет «Список одобренных поставщиков» позволяет получить перечень одобренных организацией поставщиков, а также записи по анализу этих поставщиков.



Список рассылки


Отчет позволяет получить информацию о местах хранения копий нормативных документов. В отчет выводятся как те сотрудники, которые должны получить копию нормативного документа, так и дополнительные места хранения, которые не имеют непосредственного отношения к определенному сотруднику, но в которых хранятся копии нормативных документов.



Статьи расходов


Справочник содержит перечень хозяйственных расходов в организации. Используется для ведения учета аналитического учета расходов в разрезе статей расходов. Используется в документах «РКО»,  «Банковская выписка», «Расходная накладная», «Списание ТМЦ» для выбора статьи расхода.



STREET


Адресный классификатор МНС РФ – справочник улиц, используемый при вводе адресов физических лиц. Данные в этот справочник импортируются из файла street.dbf, распространяемого МНС РФ.



Структура и функции


Журнал содержит документы,  которые определяют структуру организации «Изменение штатного расписания».



Сведения о релизах


Справочник «Сведения о  релизах» является подчиненным справочнику «Релизы» и содержит хронологию выхода новых релизов программных продуктов, конфигураций и форм отчетности.



Сведения о релизах


Отчет позволяет получить полную информацию о текущих релизах программных продуктов, конфигураций и форм отчетности, а также перечень релизов продуктов для получения их у разработчика.



Техническая поддержка заказчиков (линия консультаций)


Обращение заказчиков в организацию за технической поддержкой или за консультациями является важным элементом коммуникационного процесса в организации.

При обращении заказчика за консультацией пользователь регистрирует документ «Контакт», при этом необходимо указать тип контакта – «Линия консультаций». Также при этом необходимо указать принадлежность вопроса к какой-либо тематике, используя справочник «Группы вопросов». 

Справочник «Группы вопросов» является классификатором консультационных вопросов по группам, которые сформированы пользователем при начале работы с программой.

Используя журнал «Контакты» пользователь может отобрать контакты по выбранной группе вопросов. Использование этой возможности позволяет создавать базу вопросов и ответов и использовать эту базу с целью быстрой подготовки ответов на поступающие от пользователей вопросы на базе имеющихся аналогичных вопросов и ответов, а также использовать эту базу при подготовке новых сотрудников.

Для анализа частоты обращений за консультациями в организацию тех или иных заказчиков необходимо использовать отчет «Анализ контактов».



Текущие подписки ИТС


Текущие подписки на ИТС (на основе документа подписка на ИТС). Группировка по типу, по ответственному, по контрагенту.



Терминология


Аудит – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.

Аудитор – лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита.

КД – корректирующее действие – действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.

Коррекция – Действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия.

ММ – маркетинговые мероприятия.

Несоответствие – невыполнение требования.

ПД – предупреждающее действие – действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.

Продукция – результат процесса.

Проект – уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированной и управляемой деятельности с начальной и конечной датами, предпринятый для достижения цели, соответствующей конкретным требованиям, включающий ограничения сроков, стоимости и ресурсов.

Процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса.

Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы.

ТМЦ – товарно-материальные ценности.

Удовлетворенность потребителей – восприятие потребителями степени выполнения их требований.

Цели в области качества – цели, которых добиваются или к которым стремятся в области качества.



Типы цен


Справочник содержит типы цен по которым может производиться продажа (приобретение) продукции  заказчикам (у поставщика). В справочнике могут быть указаны следующие типы цен: «Розничная», «Оптовая», «Закупочная» и т.д. Элементы этого справочника указываются, используются при указании цены для элементов справочника «Номенклатура», в подчиненном ему справочнике «Цены номенклатуры».



ТМЦ


Учет ТМЦ в конфигурации ведется в следующих разрезах: «Фирма», «Номенклатура», «Место хранения», «Партия», «Идентификационный номер».

Для учета поступления и выбытия ТМЦ в конфигурации предусмотрены следующие документы: «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Передача ТМЦ реализатору», «Возврат ТМЦ от реализатора», «Поступление ТМЦ от комитента», «Возврат ТМЦ комитенту».

Для учета внутренних перемещений и списания ТМЦ в конфигурации предусмотрены документы: «Выдача ТМЦ в подотчет», «Возврат ТМЦ с подотчета», «Перемещение ТМЦ», «Списание ТМЦ», «Оприходование апгрейда», «Перевод номенклатуры в апгрейд», «Сборка комплекта», «Разукомплектация ТМЦ», «Инвентаризация ТМЦ».

Внимание!!! Во всех документах учет ТМЦ организован в разрезах «Место хранения», «Партия», «Идентификационный номер». Если в документе, который подразумевает списание ТМЦ с определенного места хранения, неверно указан, например, идентификационный номер, то конфигурация выдаст сообщение «Нет нужного количество: … текущий остаток …». Будьте внимательны!!!

В большинстве документов по движению ТМЦ предусмотрена возможность выбора нескольких идентификационных номеров в одной строке документа, для этого используются специальные обработки. Пользователь может не выбирать идентификационные номера и партии ТМЦ, подлежащие списанию, в этом случае система произведет списание автоматически, используя методику FIFO.

Для получения информации об остатках и движении ТМЦ используется отчет «Отчет по ТМЦ», для получения детальной информации по операциям ТМЦ выбранного вида предусмотрен отчет «Карточка ТМЦ».

Для выполнения массивных операций с ТМЦ, например передача всех ТМЦ от одной фирмы в другую, может быть использован документ «Передача ресурсов».



ТМЦ в подотчете


Журнал предназначен для хранения документов по операциям с подотчетными лицами «Выдача ТМЦ в подочтет» и «Возврат ТМЦ с подотчета».



Требования к аппаратному и программному обеспечению


Требования к компьютеру.

Для работы конфигурации необходимо соблюдение стандартных требований, необходимых для работы 1С:Предприятия (см. 1С:Предприятие. Версия 7.7 Руководство по установке и запуску).

Требования к программному обеспечению. Для работы конфигурации необходимо наличие 1С:Предприятия 7.7 (компонента «Оперативный учет»).

В настоящем руководстве не описываются способы работы с объектами конфигурации: константами, справочниками, документами и журналами документов, отчетами и обработками и др.  Полное описание по работе с каждым из объектов конфигурации дано в руководстве «1С:Предприятие. Версия 7.7. Руководство пользователя».

Для полноценной работы конфигурации необходимо наличие установленной компоненты v7plus (содержится на диске ИТС), а также компоненты  ArcDocAddIn.dll (в случае, если используются возможности конфигурации по автоматизации работы процессов системы менеджмента качества с использованием системы 1С:Архив 2.5).




Требования к продукции


Справочник подчинен справочнику «Номенклатура» и предназначен для описания требований к производимой продукции. Требования к продукции выражаются в численном виде, и они могут изменяться в течение времени.

Реквизиты.

-

«Наименование» – наименование требования;

-         «Описание» – подробное описание требования;

-         «Значение» – реквизит периодический, имеет численное значение.



Требования к ресурсу


Справочник подчинен справочнику «Ресурсы» и содержит перечень требований, которые предъявляются к ресурсу. Справочник редактируется непосредственно из справочника «Ресурсы». Например, для ресурса «Электричество», может быть заведено требование «Бесперебойное обеспечение электричеством».



Требования по процессу


Справочник подчинен справочнику «Процессы» и предназначен для описания требований к процессу.

Реквизиты.

-

«Наименование» – наименование требования к процессу;

-         «Описание» – подробное описание требования к процессу.



Управленческие мероприятия


Одним из инструментов управления работой организацией являются управленческие мероприятия. Примерами управленческих мероприятия являются: внутреннее собрание сотрудников, анализ руководства, рабочие встречи и т.д.

В конфигурации предусмотрены возможности для планирования, организации, проведения управленческих мероприятий, а также контроля выполнения решений, принятых на управленческих мероприятиях.

Для регистрации видов управленческих мероприятий, повестки вопросов по каждому из них используется справочник «Управленческие мероприятия». Для получения плана управленческих мероприятий организации можно воспользоваться отчетом «План мероприятий». Для планирования управленческого мероприятия, а также регистрации его участников, даты и времени проведения, ведения протокола, регистрации решений, принятых на управленческих мероприятиях, используется документ «Мероприятие». Для контроля выполнения решений, принятых на управленческом мероприятии, используется отчет «Выполнение решений».



Управленческие мероприятия


Справочник предназначен для ведения списка мероприятий.

Реквизиты.

-         «Код» – код мероприятия;

-         «Статус» – статус мероприятия, может принимать значения «Подготовка», «Рабочий», «Архив», реквизит периодический;

-         «Наименование» – наименование мероприятия;

-         «Описание» – дополнительная информация по мероприятию.



Управление целями


Одной из самых  важных возможностей продукта является функция «Управление целями в области качества». Для регистрации планируемых и фактических значений целей в области по качеству по процессам организации используются документы «Достижение целей в области качества». Эти документы хранятся в журнале «Управление ЦОК».



Управление квалификацией сотрудников


Квалификация сотрудника определяются следующими сведениями, которые устанавливаются для каждого сотрудника:

°        сведения об образовании сотрудника, хранятся в справочнике «Образование» и содержит перечень образовательных учреждений оконченных сотрудником;

°        сведения о навыках и знаниях, хранятся в справочнике «Навыки и знания сотрудника», и содержит перечень навыков и знаний, которыми обладает сотрудник.

Справочник «Навыки и знания сотрудника» заполняется элементами из справочника «Навыки и знания», т.к. этот справочник содержит перечень всех навыков и знаний, которыми должны обладать сотрудники для успешного выполнения работ.

Подтверждением того, что сотрудник обладает каким либо навыком или знанием, как правило, является аттестация или экзамен. Для планирования и регистрации аттестационных мероприятий в конфигурации предусмотрен документ «Аттестация сотрудника».

Используя отчет «Навыки и знания сотрудников», пользователь может получить сведения о квалификации по всем сотрудникам организации.



Управление несоответствиями, КД и ПД


Ключевыми процедурами, которые в обязательном порядке должны быть в организации в соответствии с требованиями стандарта ISO 9001:2000, являются процедура корректирующих действий (КД) и процедура предупреждающих действий (ПД). Для их автоматизации в конфигурации реализованы следующие функции: регистрация и обработка несоответствий, регистрация и обработка КД и ПД, определение эффективности КД, анализ несоответствий, КД и ПД.

Для регистрации и обработки несоответствий в конфигурации предусмотрен документ «Несоответствие». Регистрация несоответствий производится в закладке «Общие». При этом указываются документ СК, требования которого были нарушены; процесс, внутри которого возникло несоответствие; продукция, по которой возникло несоответствие; категория несоответствия; сотрудник, в деятельности которого было выявлено это несоответствие; тип несоответствия и его уровень; формулировка несоответствия и автор формулировки.

Следующий этап – обработка несоответствия. Ответственный по несоответствию должен определить и зарегистрировать причины несоответствия и перевести документ «Несоответствие» в состояние «Выполнение».

После того, как несоответствие выявлено и обработано, необходимо: 1) наметить мероприятия по устранению причины несоответствия (с целью предотвращения повторного возникновения данного несоответствия)  – корректирующие действия; 2) наметить мероприятия по устранению самого несоответствия – коррекцию. Для этого в конфигурации используется документ – «КД».

Документ «КД» можно создать из журнала «Несоответствий», используя механизм ввода на основании, или непосредственно из закладки «КД» документа «Несоответствие». На основе одного несоответствия можно создать несколько документов «КД». Если мероприятия являются коррекцией, то реквизит «Категория» необходимо установить в положение «Коррекция», если мероприятия являются корректирующими действиями, то реквизит «Категория» необходимо установить в положение «КД».

После регистрации КД осуществляется анализ целесообразности их выполнения. Если выполнение КД признается нецелесообразным, то необходимо зафиксировать обоснование и присвоить документу «КД» состояние «Архив». Если выполнение КД признается целесообразным, то осуществляется планирование выполнения КД, и документ «КД» переводится в состояние «Выполнение».




Следующий этап – выполнение КД. Отчет о выполнении фиксируется в закладке «КД». После этого документ «КД» переводится в состояние «Закрытый».

 


Для регистрации и обработки предупреждающих действий используется документ «Предупреждающее действие». На стадии регистрации потенциального несоответствия в него заносятся:  формулировка потенциального несоответствия; процесс, внутри которого оно выявлено; документ СК и продукция, к которым оно относится; определяется уровень его риска.



После того, как потенциальное несоответствие зарегистрировано, определяются предупреждающие действия, и осуществляется планирование их выполнения. При этом документ переводится в состояние «Выполнение».

Следующий этап – выполнение предупреждающих действий. Отчет о выполнении регистрируется в закладке «ПД» и документ «ПД» переводится в состояние «Закрытый».

Для того, чтобы сделать процедуры КД и ПД более результативными, необходимо проводить анализ их эффективности. Для этого на этапе определения КД и ПД формулируются критерии эффективности КД, т.е. когда (при каком условии) КД (или ПД) будет признано эффективным. С этой целью заполняются реквизиты в закладке «Эффективность»: «Показатель эффективности», «Дата проверки (план)», «Значение», «Сформулировал» и «Дата».

После закрытия КД и ПД происходит непосредственная проверка эффективности на основе критериев, сформулированных ранее. Результаты определения эффективности регистрируются в закладке «Эффективность».

Если КД признается эффективным, документы «КД» и «Несоответствие» (документ-основание) переводятся в состояние «Архив» и работа над несоответствием заканчивается. Если КД признается неэффективным, то необходимо создать новый документ «Несоответствие» (реквизит «Продолжение протокол»), и начать работу с новым несоответствием, а документы «КД» и первоначальное «Несоответствие» перевести в состояние «Архив».

Примечание. Эффективность определяется только для КД. Для коррекции несоответствия эффективность определять не требуется. В связи с этим при выборе категории «Коррекция» закладка «Эффективность» исчезает.



Аналогичный алгоритм работы заложен и в документе «ПД».

С целью облегчения поиска КД и ПД, по которым необходимо определить критерии эффективности или оценить саму эффективность, в конфигурации предусмотрен отчет «Определение эффективности КД и ПД». В него выводится либо перечень документов «КД», по которым необходимо определить критерии эффективности, либо перечень «КД», по которым необходимо определить эффективность.

Анализ несоответствий, КД и ПД можно проводить на основе отчетов «Отчет по несоответствиям» и «Отчет по ПД». Эти отчеты позволяют получить информацию о несоответствиях, КД и ПД за определенный период. В отчеты можно вывести как статистическую информацию о количестве несоответствий,  КД и ПД, так и сами формулировки.

Для удобства обработки информации в данных отчетах несоответствия, КД и ПД, выполнение которых просрочено, выделяются красным цветом.

Отчеты позволяют также провести анализ несоответствий, КД и ПД с помощью различных диаграмм.



Управление нормативной документацией


Согласно стандарту ISO организация должна управлять нормативной документацией по системе качества. В данной конфигурации реализованы следующие функции относительно управления нормативной документацией: ведение списка нормативной документации (регистрация индекса, названия документа, версии документа, создателя и даты утверждения) и бланков записей, ведение списка рассылки нормативных документов по системе менеджмента качества и бланков записей, регистрация взаимосвязи документов СМК с нормами ISO, управление изменениями в нормативной документации.

Для ведения списка нормативной документации и бланков записей по качеству в конфигурации предусмотрены справочники «Документы СК», «Бланки документов», документ «Первоначальный ввод документов СК», отчет «Список документов СК».

Весь список нормативных документов по СМК и основная информация о них хранится в справочнике «Документы СК». Часть информации о документах СК (версия документа, автор документа, дата утверждения документа, количество страниц в документе и статус документа) является периодическими реквизитами и записывается при проведении документов «Первоначальный ввод документов СК» и «Изменение документа СК».

Справочник «Документы СК» рекомендуется заполнить перед началом работы с данной конфигурацией.

Документ «Первоначальный ввод документов СК» также должен создаваться в начале работы с конфигурацией. В данный документ должны быть введены все текущие (актуальные) документы СК. Допускается также при помощи данного документа вводить и информацию об устаревших документах СК, однако при этом необходимо указать статус документа «Архив».

Внимание! При вводе информации в документ «Первоначальный ввод документов СК» необходимо заполнять все реквизиты. Если не все реквизиты документов СК будут введены, документ останется не проведенным.

Для ведения списка бланков записей по качеству в конфигурации предусмотрены справочник «Бланки документов» и отчет «Список бланков». Справочник «Бланки документов» содержит перечень всех бланков записей по качеству, используемых в  организации. Он позволяет зафиксировать принадлежность каждого бланка определенному нормативному документу по СМК.






В отчет « Список бланков» выводится весь перечень бланков, используемых в организации. Отчет «Список бланков» находится в форме списка справочника «Бланки документов».

Исходя из требований стандарта ISO, организация должна обеспечить доступность нормативных документов в местах их использования и следить за актуальностью всех копий этих документов. С этой целью в конфигурации автоматизировано ведение «Списка рассылки нормативных документов», т.е. списка копий нормативных документов и мест их хранения (держателей этих копий).

В качестве держателей копий документов в список рассылки автоматически выводятся те сотрудники, которые участвуют в выполнении тех процессов, которые описаны в данном нормативном документе (используется взаимосвязь справочников «Сотрудники» à «Должности сотрудника» à

«Функция должности» à «Документы СК по функции»). В качестве мест хранения копий документов и бланков в список рассылки попадает информация из справочников «Дополнительные места хранения для документов СК» и «Дополнительные места хранения бланков».



Отчет о местах хранения по конкретному документу СК можно получить также из документа «Изменение документа СК» путем нажатия на кнопку «Список рассылки».

Если по какой-либо должности нормативные документы по СМК выдавать не нужно, то в справочнике «Должности» необходимо отключить переключатель «Выдавать документы СК».

Конфигурация позволяет производить регистрацию взаимосвязи документов СК с требованиями стандарта ISO. Для этого используются справочник «Нормы ISO», справочник «Нормы ISO по документам СК», отчет «Интерпретация требований стандарта ISO 9001:2000».

В справочнике «Нормы ISO» хранится информация о требованиях, содержащихся в стандарте ISO.



Справочник «Нормы ISO по документам СК» является подчиненным справочнику «Документы СК». В нем хранится информация о том, какие требования стандарта ISO описывает каждый из нормативных документов по СМК.

Отчет «Интерпретация требований стандарта ISO 9001:2000» позволяет сформировать весь перечень норм ISO и нормативных документов СМК, обслуживающих эти нормы.



Все изменения в нормативной документации необходимо фиксировать в базе данных. Для этих целей предусмотрены документы «Предложение по изменению документа СК», «Изменение документа СК», отчеты «Изменение документов СК» и «Реестр изменений документации».

При возникновении предложения по изменению нормативного документа (документа СК), необходимо создать документ «Предложение по изменению документа СК» из журнала «Предложение по изменению процессов» и зарегистрировать формулировку предложения.

После того, как предложение зафиксировано, необходимо проанализировать целесообразность его выполнения. Результаты этого анализа регистрируются в документе «Предложение по изменению документа СК». При этом если предложение принято, то документу присваивается состояние «Выполнение» и назначается ответственный за выполнение (реквизит «Ответственный»), если предложение отложено на неопределенный срок, то ему присваивается состояние «Отложено», если предложение отклонено (нецелесообразно), то оно отправляется в «Архив».

Если предложение принято, следующий этап – внесение изменений в нормативный документ на основе предложений. На данном этапе регистрируется информация о внесенных изменениях (реквизит «Выполнение») и документ переводится в состояние «Закрытый».

 

Внимание! При регистрации сведений о создании документа СК (новой версии документа СК) в документе «Предложение по изменению документа СК» необходимо заполнять реквизит «Выполнение» для корректного формирования отчета «Реестр изменений».



Последующие этапы – проверка, утверждение и рассылка документа СК. Данные этапы регистрируются в документе «Изменение документа СК». Данный документ создается на этапе окончательной подготовки новой версии нормативного документа.

Новая версия нормативного документа может быть создана на основе нескольких предложений. С этой целью в документе «Изменение документа СК» предусмотрена табличная часть, в которую можно вывести все предложения, которые имеют состояние «Закрытый» по данному документу СК. При этом информация о выполнении предложений (реквизиты «Выполнение» документов «Предложение по изменению документа СК», выбранных в табличной части документа) отображается  в реквизите «Изменения». Таким образом, данный реквизит содержит все изменения (по всем предложениям) в новой версии нормативного документа.



После того, как новая версия документа создана, автор должен заполнить реквизиты «Автор», «Дата», «Количество страниц» и присвоить документу состояние «Регистрация».

Следующий этап – проверка новой версии нормативного документа. Проверяющий заполняет реквизиты «Проверил», «Дата» и переводит документ в состояние «Выполнение».

После того, как новая версия нормативного документа проверена, руководство организации должно утвердить его – заполнить реквизиты «Утвердил», «Дата», «Дата вступления в силу» новой версии нормативного документа, и перевести документ в состояние «Закрытый».

При наступлении «Даты вступления в силу» новая версия нормативного документа рассылается во все места ее хранения, делается отметка о рассылке «Разослал», «Дата» и документ переводится в состояние «Архив».



Отчет «Реестр изменений» предназначен для получения информации о внесенных изменениях в документацию за определенный период. В данном отчете реализована возможность получения перечня изменений как в одном документе СК, так и во всех документах СК.

Отчет содержит список документов, которые были изменены, перечень внесенных изменений и дату вступления в силу новой версии документа СК, содержащую данные изменения.

Для корректного формирования отчета необходимо контролировать заполнение реквизита «Выполнение» документа «Предложение по изменению документа СК».

Отчет «Изменение документов СК» предназначен для получения перечня предложений по изменению документов СК в зависимости от состояния предложения, ответственного за его выполнение сотрудника и процессов, по которым внесены эти предложения. Отчет формируется за определенный интервал времени.


Управление подписками (ИТС и др.)


Данная функция позволяет организовать полное управление всем циклом подписки заказчиком на ИТС, который включает в себя выполнение следующих основных этапов:

°        Регистрация подписки на ИТС производится с использованием документа «Подписка на ИТС». При этом производится заполнение необходимых для организации подписки реквизитов: наименование заказчика, количество месяцев подписки на ИТС и т.д.

°        Формирование заявки на ИТС в фирму «1С» производится с использованием документа «Заявка на ИТС в 1С», в документе указывается перечень подписок на ИТС, которые предполагается  оформить в фирме «1С», а также формируется файл, который должен быть отправлен в фирму «1С».

°        Получение ИТС из «1С» и организация передачи ИТС заказчикам.

Для проверки текущего состояния работы по ИТС предусмотрены следующие возможности:

°        Отчет «Текущие подписки по ИТС» позволяет получить информацию по текущим подпискам на ИТС.

°        Непосредственно из документа «Подписка на ИТС» можно получить всю хронологию передачи подписок ИТС заказчикам.

Приведенные возможности могут быть использованы не только для организации подписок на ИТС, но и для другой продукции, работа с которой производится по аналогичной схеме.



Управление пожеланиями заказчиков


Для регистрации и обработки пожеланий заказчиков в конфигурации предусмотрены следующие элементы: справочник «Критерии пожеланий» и документ «Пожелание».

Конфигурация позволяет классифицировать все пожелания по определенным критериям. Для этого необходимо перед началом работы с базой данных заполнить справочник «Критерии пожеланий». В нем регистрируется весь перечень критериев, по которым необходимо производить классификацию пожеланий. Эти критерии будут использоваться в документе «Пожелание».

Для регистрации нового пожелания Заказчика необходимо создать новый документ «Пожелание клиента» из журнала «Пожелания клиентов» или из документа «Карточка удовлетворенности». Регистрация пожеланий осуществляется в закладке «Регистрация».

После того, как пожелание Заказчика зарегистрировано, его необходимо обработать. Для регистрации информации по обработке пожелания (регистрации решения о выполнении пожелания или отклонении) предусмотрена закладка «Обработка и Выполнение». На данном этапе регистрируется информация о том, что необходимо сделать по данному пожеланию, регистрируется ответственный (реквизит «Ответственный») и срок выполнения предложения. При этом документу присваивается состояние «Выполнение».

После выполнения предложения в документе «Пожелание клиента» фиксируется отчет о проведенных работах (мероприятиях) и пожелание закрывается (переводится в состояние «Архив»).

Для анализа пожеланий заказчиков используется отчет «Пожелания клиента». Он позволяет получить перечень пожеланий заказчиков и проведенных по этим пожеланиям работ.




Управление предложениями заказчикам


В случае, если в компанию обращается потенциальный заказчик, которого интересуют продукция или услуги компании, то в случае заинтересованности этим заказчиком компания начинает первичные  работы с ним.  В рамках этих работ может выполняться подготовка различной информации об организации и продукции компании, проведение встреч и переговоров и т.д.

Для управления процессом первичных работ с заказчиком в конфигурации предусмотрены следующие возможности:

°        Планирование первичных работ. Для этого используется документ «Предложение».

°        Регистрация всех основных событий при выполнении первичных работ с потенциальным заказчиком. Для этого используется как сам документ «Предложения», так и документы «Контакт», «Отчет сотрудника», «Работа».

°        Подготовка печатной формы документа «Предложения» для передачи этого документа потенциальному заказчику.

°        Для анализа результатов первичных работ, которые проводятся в организации, используется отчет «Анализ предложений».

Все текущие предложения, работа по которым ведется в компании, могут быть получены сотрудником с использованием обработки «Монитор сотрудника».



Управление процессами и целями


Работу любой организации можно разбить на многочисленные и взаимосвязанные между собой виды деятельности. Эти виды деятельности используют ресурсы и управляются установленным порядком, позволяют преобразовать «входы» в «выходы». Такие виды деятельности рассматриваются как процессы.

Продукт позволяет идентифицировать все процессы организации, а также выполнить детальное описание этих процессов, для этой цели предусмотрен справочник «Процессы», а также несколько подчиненных ему справочников, предназначенных для описания дополнительных свойств каждого из процессов.

В свою очередь процессы могут быть «закреплены» за функциями должности сотрудника. Ниже представлена общая схема взаимосвязи процессов и сотрудников, которые выполняют работы в рамках этих процессов.

Такая схема позволяет  производить «гибкую» настройку взаимосвязи между работами,  которые должны выполняться в рамках процесса, и функциями, которые должен выполнять сотрудник при выполнении работ в рамках определенной должности.

В случае если в организации не используется процессный подход, то приведенная выше схема также является рабочей, т.к. все же позволяет «закрепить» функции за сотрудником, работающим в определенной должности, которые он должен выполнять.

Для анализа структуры процессов в организации в конфигурации используется специальный отчет «Карта процессов», который позволяет получить не только перечень процессов организации, но и увидеть взаимосвязи между процессами, подразделениями, должностями и сотрудниками организации. Например, из отчета может быть получена информация о том, сотрудники каких должностей выполняют работы в рамках того или иного процесса.

Не менее важным вопросом управления организации является установка целей и контроль достижения этих целей. Цели могут устанавливаться для каждого из процессов (видов деятельности) в организации и имеют численное значение.

Пример. Руководство организацией поставило стратегическую цель развить в течение 9 месяцев новое направление в компании, критерием достижения этой цели является достижение доходов по этому направлению не менее Х долларов в месяц в течение указанного периода. В этом случае необходимо зарегистрировать в справочнике процессы новый вид деятельности, например «Бизнес №1» и установить по этому процессу цель «Оборот», равный X.

Для регистрации степени достижения целей, установленных в организации, используется документ «Достижение целей организации».

Для анализа степени достижения целей используется отчет «Достижение целей», который позволяет проанализировать достижение целей организации, как в табличном, так и графическом виде.



Управление проектами


Продажа продукции или выполнение работ для заказчиков  в  конфигурации выполняются в рамках проектов.

Каждый проект, который выполняется для заказчика,  характеризуется следующими свойствами:

°

заказчик, для которого выполняется проект;

°        технология, по которой выполняется проект;

°        сотрудник, ответственный за выполнение проекта, а также команда специалистов, которые выполняют проект;

°        планируемые доход и трудозатраты по проекту;

°        дата начала проекта, планируемая и фактическая дата окончания проекта;

°        и др.

Проекты могут быть как простыми, так и сложными, во втором случае по проекту могут быть зарегистрировано несколько этапов.

При выполнении работ по проектам выделяются следующие этапы управления проектами:

°        регистрация проекта и планирование основных показателей проекта, таких как дата окончания, трудозатраты, планируемый доход, команда специалистов;

°        регистрация и планирование этапов проекта для сложных проектов;

°        выполнение работ по проекту и их регистрация с использованием документа «Работа»;

°        оплата проекта заказчиком, с использованием документа «Приходный кассовый ордер» или «Банковская выписка»;

°        контроль и проверка проекта, при этом вносятся записи в реквизит «Проверка проекта» документа «Проект»;

°        анализ проекта выполняется с использованием отчета «Анализ проекта» и позволяет получить детальную информацию в целом по всему проекту;

°        закрытие проекта после его выполнения, при этом необходимо производить полную проверку проекта.



Управление внешними и внутренними коммуникациями


Внешними контактами являются обращения в организацию от внешних контрагентов. Внешние контрагенты могут быть следующих категорий: заказчики, поставщики, потенциальные заказчики и т.д. Поводом для контакта может быть: получение информации о стоимости продукции или услуг компании, обращение за консультацией, передача информации сотруднику организации и т.д.

Все контакты, которые поступают в организацию, должны иметь своего получателя и должны быть переданы ему. Для организации работ по управлению коммуникациями в конфигурации предусмотрены следующие возможности:

°

регистрация поступившего  контакта с использованием документа «Контакт», описание сути обращения, а также назначение сотрудника, ответственного за этот контакт;

°        возможности мониторинга каждым сотрудником всех контактов, обращенных к нему, с использованием обработки «Монитор сотрудника»;

°        отбор контактов по различным критериям  (по ответственному за контакт, по состоянию контакта, по контрагенту и т.д.) с использованием журнала «Контакты»;

°        формирование реестра контактов, отобранных по различным критериям, и печать этого реестра для обработки;

°        формирование отчета, который позволяет анализировать все контакты, поступившие в организацию за определенный период, например, можно проследить частоту обращения в организацию того или иного контрагента и т.д.

Средства для поддержки коммуникациями могут быть использованы для работ не только с внешними контрагентами, но и для обмена информацией внутри организации. Например, руководитель подразделения может таким образом выдать поручение сотруднику подразделения.

Также помимо приведенных выше способов использования коммуникативных функций конфигурации, этот инструмент может быть использован как напоминание сотрудника самому себе о выполнение какого-либо поручения. Для этого сотрудник может зарегистрировать контакт самому себе.

 Одним из самых важных инструментов для поддержки процесса коммуникации является обработка «Монитор сотрудника». Монитор позволяет получить сотруднику все обращенные к нему и не отработанные контакты.



Управление жалобами и благодарностями от заказчиков


Согласно стандарту ISO 9001:2000 организация должна поддерживать обратную связь с заказчиком. С этой целью в конфигурации реализованы следующие функции: регистрация и обработка жалоб, регистрация и обработка благодарностей, анализ жалоб и благодарностей.

Для регистрации и обработки жалоб в конфигурации используются справочники «Причины жалобы», «Категории жалоб» и документ «Жалоба».

Справочники «Категории жалоб» и «Причины жалоб» необходимо заполнить перед началом работы с конфигурацией. Они предназначены для классификации поступающих жалоб по категориям и причинам.

При поступлении новой жалобы от заказчика необходимо создать новый документ «Жалоба» из журнала «Жалобы». Для регистрации жалобы используется закладка «Регистрация», в которой фиксируется формулировка жалобы, данные о контрагенте, категории жалобы и др.

После регистрации жалоба должна быть разобрана. Для этого используется закладка «Обработка». В ней фиксируется информация о разборе жалобы, ее обоснованности и причине возникновения. Если жалоба признана обоснованной, то в табличной части документа необходимо создать документ «Несоответствие»; если жалоба необоснованна, то в табличной части документа рекомендуется создать документ «ПД». После этого документ «Жалоба» переводится в состояние «Выполнение».

После выполнения мероприятий у клиента необходимо зафиксировать отчет о них в закладке «Обработка» и перевести документ в состояние «Закрытый».

Через определенный интервал времени необходимо оценить удовлетворенность клиента принятыми мероприятиями и проставить оценку (закладка «Обработка»). После этого документ «Жалоба» отправляется в «Архив».

Для автоматизации регистрации и обработки благодарностей, поступающих от заказчиков, в конфигурации используется документ «Благодарность». В нем регистрируется  формулировка благодарности; контрагент, от которого она поступила; сотрудник, кому просят объявить благодарность и проч. информация.

После регистрации благодарность переводится в состояние «Выполнение».



Данная благодарность должна быть доведена




Данная благодарность должна быть доведена до сведения руководства организации и сотрудника, которому она предназначалась. После этого, документ переводится в состояние «Закрытый».

Если по благодарностям производятся какие-либо поощрительные действия (выдаются почетные грамоты или проч.), то в состояние «Архив» документ «Благодарность» переводится после этих действий.

Для анализа жалоб в конфигурации используется «Отчет по жалобам». Он позволяет получить информацию о жалобах, поступивших за заданный период, а также КД и ПД, которые были предприняты в результате разбора этих жалоб. Для анализа жалоб также можно использовать различные графики.

Для анализа благодарностей, поступающих от заказчиков, в конфигурации используется отчет «Благодарности». Он позволяет получить информацию по всем поступившим за заданный период благодарностям.


Услуги сторонних организаций


Документ позволяет выполнить оприходование услуг сторонних организаций и списать стоимость этих услуг на хозяйственные расходы.



Услуги сторонних организаций


Журнал предназначен для хранения документов «Услуги сторонних организаций».



Установка конфигурации


Установка конфигурации. Программная часть конфигурации содержится на CD – диске. Для установки конфигурации необходимо запустить файл SETUP.EXE, содержащийся на первом диске дистрибутива. Далее необходимо отвечать на запросы программы-инсталлятора. После завершения процесса установки в выбранном для установки каталоге будет содержаться два каталога:

-         1cf3 – каталог, содержащий рабочую БД с конфигурацией «Автоматизация работы 1С:Франчайзи, версия 3.0». Эта БД предназначена для работы.

-         1cf3demo – каталог, содержащий демонстрационную  БД с конфигурацией «Автоматизация работы 1С:Франчайзи, версия 3.0». Эта БД предназначена для обучения работе с конфигурацией.




Установка значений констант


При начале работы системы необходимо выполнить заполнение констант:

°        «Основная фирма». Содержит значение основной фирмы, которое автоматически проставляется в большинство документов.

°        «Валюта национальная». Содержит значение национальной  валюты. Для России – «Рубль», эта валюта автоматически проставляется в большинство документов при их создании.

°        «Валюта бизнеса». Основная валюта, которая используется для денежной оценки хозяйственных операций. При совершении хозяйственной операции,  имеющей денежное выражение, происходит конвертация суммы операции в сумму, которая эквивалентна сумме операции в валюте бизнеса. Конвертация происходит по курсу валюты, указанной в константе «Валюта бизнеса» по отношению к валюте операции.

°        «Основное место хранения». Место хранения ТМЦ, используемое по умолчанию в первичных документах по движению ТМЦ.

°        «Покупатель по умолчанию». Покупатель, используемый по умолчанию в первичных документах. Выбирается из справочника «Контрагенты».

°        «Поставщик по умолчанию». Поставщик, используемый по умолчанию в первичных документах. Выбирается из справочника «Контрагенты».

°        «Статья расходов по умолчанию». Содержит значение статьи расходов используемой по умолчанию в документах «Списание ТМЦ» и «Расходная накладная». Выбирается из справочника «Расходы».

°        «Тип цен по умолчанию»   содержит значение типа цен, которое устанавливаться по умолчанию в справочнике «Контрагенты», а также используется для отображения типа цен при открытии справочника «Номенклатура».

°        «Основная ставка НДС». Содержит значение основной ставки НДС, выбирается из перечисления «Ставки НДС».

°        «Идентификационный номер по умолчанию», В конфигурации предусмотрен учет ТМЦ в разрезе идентификационных номеров ТМЦ. В случае, если по ТМЦ, по которому совершается операция, неизвестен идентификационный номер в документах по ТМЦ, используется значение константы «Идентификационный номер по умолчанию».




°        «Срок резервирования по умолчанию». Срок резервирования товаров по умолчанию. Используется в документе «Счет».

°        «Контакт по умолчанию», содержит значение из справочника «Контрагенты», которое проставляется в реквизите «Контакт» при создании нового документа «Контакт».

°        «Тип контакта по умолчанию». Значение константы проставляется по умолчанию в документе «Контакт» в реквизите «Тип контакта» при создании нового документа «Контакт».

°        «Способ контакта по умолчанию». Значение константы проставляется по умолчанию в документе «Контакт» в реквизите «Способ контакта» при создании нового документа «Контакт».

°        «Место контакта по умолчанию». Значение константы проставляется по умолчанию в документе «Контакт» в реквизите «Место контакта» при создании нового документа «Контакт».

°        «Максимальное значение шкалы удовлетворенности». Максимальное значение шкалы удовлетворенности, используемой при проведении процедуры оценки удовлетворенности заказчика.

°        «Точность шкалы удовлетворенности». Точность шкалы удовлетворенности, используемой при проведении процедуры оценки удовлетворенности заказчика.

°        «Номер релиза» Служебная константа. Значение константы  не редактируется.

°        «Замечания только комментировать», используется при проведении документов, если указано значение «1» – то, выводятся только комментарии, если указано значение «0», то выводится обработка замечаний.

°        «Вариант планирования бюджетов», используется для определения периодичности составления бюджетов.

Валюты


Справочник содержит перечень валют, используемых при работе с конфигурацией. По каждой валюте в справочнике содержится история валютного курса по отношении к национальной валюте России – рублю.

Реквизиты:

-         «Код» – порядковый номер валюты;

-         «Наименование» – название валюты;

-         «Сокращенное наименование» – сокращенное наименование валюты;

-         «Курс» – курс единицы валюты по отношению к национальной валюте "Рубль", реквизит периодический;

-         «Имя файла прописи» – реквизит содержит имя файла прописи.



Ведение списка номенклатуры (продукции)


Перечень товаров и услуг, реализуемых организацией храниться в справочнике «Номенклатура».

В рамках справочника пользователем могут быть выполнены следующие действия:

°

регистрация и редактирование перечня реализуемой продукции, а также свойств этой продукции, таких как типы и значения цен, ставка НДС, основная единица измерения и т.д.;

°        регистрация апгрейда (т.е. продукта, который может быть сдан при приобретении нового продукта) по каждому элементу продукции, а также условия приобретения нового продукта на условиях апгрейда;

°        установка признака включения элемента справочника в прайс-лист, при необходимости установка сотрудника, ответственного за продукт, и также установка состояния продукта из следующих типов: «Подготовка», «Рабочий», «Архив»;

°        и др.

Использование закладки «Отборы и тип цен» позволяет выполнить отбор элементов в справочнике по различным признакам, а также указывать выводимый тип цен по каждому элементу справочника.

Типы цен, которые используются в организации при выполнении продаж, могут быть описаны в специальном справочнике «Типы цен». Значениями этого справочника могут быть такие типы цен как: «Розничная», «Оптовая», «Закупочная» и т.д.



Ведение списка поставщиков


Для регистрации списка поставщиков организации используется справочник «Контрагенты».  При этом необходимо указать вид контрагента «Поставщик».

Одним из инструментов управления работой с поставщиками является ведение записей по поставщикам и последующим анализом  этих записей. На основании этих записей поставщику может быть присвоен статус «Одобренный поставщик», т.е. поставщик, который поставляет продукцию надлежащего качества. Причем этот статус может меняться с течением времени.

Для получения списка одобренных поставщиков предусмотрен отчет «Список одобренных поставщиков».



Ведение списка сотрудников


Для регистрации сотрудников организации, а также полной информации по сотрудникам используется следующие элементы конфигурации:

°

справочник «Сотрудники», содержит перечень сотрудников организации, а также дополнительную информацию по сотрудникам;

°        справочник «Должности сотрудника», подчинен справочнику «Сотрудники» и содержит перечень должностей сотрудника, по которым он работает в организации (конфигурация допускает работу сотрудника по 2-м и более должностям);

°        справочник «Образование», подчинен справочнику «Сотрудники» и содержит перечень образовательных учреждений, которые были окончены сотрудником;

°        справочник «Навыки сотрудника», подчинен справочнику «Сотрудники» и содержит перечень навыков и знаний по сотруднику.

Доступ и редактирование к подчиненным справочникам открыт из формы элемента справочника «Сотрудники».



Ведение списка заказчиков


Для ведения списка заказчиков и информации по ним в конфигурации используется справочник «Контрагенты», а также дополнительные справочники, такие как «Контактные лица», «Договора», «Расчетные счета контрагентов», «Регистрационные номера».

Для получения детального отчета по контрагентам используется отчет «Печать списка контрагентов».



Вход процесса


Справочник предназначен для ведения списка продуктов, которые получает каждый процесс на входе (перед выполнением).

Реквизиты.

-

«Статус» – статус входа, может принимать значения «Подготовка», «Рабочий» или «Архив»; реквизит периодический;

-         «Наименование» – наименование входа (продукта);

-         «Процесс» – наименование процесса, который производит этот вход (продукт).